La plupart des équipes commerciales commencent leur prospection avec… un simple fichier Excel. C’est logique : le tableur est déjà présent dans l’entreprise, tout le monde sait plus ou moins l’utiliser et il permet de structurer rapidement une base de prospects. Pourtant, entre un simple fichier de contacts et un véritable fichier de prospection piloté comme un mini-CRM, la différence de performance peut être énorme.
Pour un acheteur B2B en charge d’un CRM ou d’une organisation commerciale, disposer de bons modèles de fichiers Excel est un moyen simple de cadrer les pratiques de prospection, d’harmoniser les données et de préparer, à terme, une migration fluide vers un logiciel CRM complet. Les 15 modèles décrits ci-dessous sont pensés pour différents secteurs d’activité, mais aussi pour être compatibles avec les principaux CRM du marché.
Structurer sa prospection dans Excel avant (ou en parallèle) d’un CRM
Pourquoi ne pas se contenter d’un simple tableau de contacts
Un fichier Excel de prospection efficace ne se limite pas à une liste de noms et de numéros de téléphone. Il doit refléter votre process commercial : qualification, segmentation, priorisation, suivi des relances, reporting. Plus votre fichier est structuré, plus la transition vers un CRM sera naturelle, car vous aurez déjà les bons champs et les bonnes habitudes.
- Standardiser les informations (mêmes colonnes, mêmes formats de données).
- Éviter les pertes d’informations lors des changements de commerciaux.
- Faciliter l’import des données dans un CRM (Salesforce, HubSpot, Pipedrive, etc.).
- Rendre possible un reporting simple dans Excel (tableaux croisés dynamiques, filtres).
Dans la logique de Crm Factory, un fichier de prospection Excel bien construit est un “pré-CRM” : il reprend les fondamentaux d’une fiche compte/contact/opportunité, même si la gestion reste manuelle. C’est une étape pertinente pour tester un process ou pour des structures qui n’ont pas encore basculé vers un véritable logiciel CRM.
Colonnes essentielles à prévoir dans tout modèle de prospection
Quel que soit votre secteur, certains champs sont incontournables pour permettre une exploitation efficace des données et une future intégration dans un CRM :
- Informations de base :
- Entreprise / Organisation
- Nom / Prénom du contact
- Fonction / Rôle
- Email professionnel
- Téléphone direct / Mobile
- Site web
- Adresse postale (ville, pays, code postal)
- Données de qualification :
- Secteur d’activité
- Taille de l’entreprise (CA, effectif, segment : TPE/PME/ETI/Grand Compte)
- Canal d’acquisition (inbound, salon, recommandation, prospection à froid, etc.)
- Score de priorité (A/B/C ou 1–5)
- Suivi de la relation :
- Date de première prise de contact
- Dernière interaction (date + type : email, appel, réunion, démo)
- Prochaine action planifiée (date + type)
- Statut du prospect (à contacter, en cours, opportunité, gagné, perdu, non pertinent)
- Commentaires / Notes commerciales
- Potentiel business :
- Besoin identifié (oui/non + détail)
- Budget estimé
- Échéance projet (court/moyen/long terme)
- Probabilité de closing (en %)
À partir de cette base commune, il devient possible d’adapter les modèles à chaque secteur pour mieux coller aux cycles de vente, aux interlocuteurs et aux KPIs spécifiques.
15 modèles de fichier de prospection Excel gratuits par secteur d’activité
1. Modèle de prospection B2B générique (toutes activités)
Ce modèle est conçu pour les entreprises B2B qui adressent un large éventail de secteurs (conseil, IT, services, industrie légère, etc.). Il se concentre sur la gestion du tunnel commercial et l’évaluation du potentiel.
- Colonnes spécifiques recommandées :
- Segment de compte (TPE / PME / ETI / Grand compte)
- Origine du lead (cold call, LinkedIn, emailing, salon, inbound…)
- Personna / type de contact (décideur, utilisateur, prescripteur)
- Niveau de maturité (découverte, évaluation, comparaison, décision)
- Montant potentiel de la vente
- Probabilité de transformation
- Utilisation :
- Pilotage du pipeline par commercial.
- Export simplifié vers un CRM pipeline-centric.
- Suivi des conversions par canal d’acquisition.
2. Modèle de prospection pour éditeurs SaaS et logiciels
Pour un éditeur de logiciel ou une solution SaaS, le cycle de vente est souvent structuré autour de démos, de tests gratuits et de contrats récurrents. Le fichier Excel doit permettre de suivre précisément ces étapes.
- Colonnes clés à intégrer :
- Type de produit / module SaaS ciblé
- Nombre d’utilisateurs potentiels
- Phase du cycle (lead, MQL, SQL, démo planifiée, POC, négociation)
- Date de démo programmée
- Date de début et de fin du trial
- Taux d’adoption pendant le trial (si suivi manuel)
- Modèle de pricing envisagé (mensuel, annuel, par utilisateur)
- Intérêt pour une future intégration CRM :
- Alignement marketing/ventes (suivi MQL/SQL).
- Passerelles possibles avec un outil de marketing automation.
- Préparation à un scoring lead avancé dans un CRM.
3. Modèle de prospection pour agences marketing et cabinets de conseil
Les agences et cabinets vendent souvent des prestations récurrentes (abonnements) ou des missions projet. La capacité du fichier à suivre les interlocuteurs multiples et le contexte client est cruciale.
- Colonnes spécifiques :
- Type de prestation recherchée (audit, accompagnement, régie, formation, etc.)
- Canaux marketing utilisés par le prospect (SEO, SEA, social, offline…)
- Niveau de maturité digitale / organisationnelle
- Stakeholders impliqués (DG, marketing, DAF, IT…)
- Concurrents déjà en place chez le prospect
- Budget marketing annuel approximatif
- Exploitation :
- Segmentation fine pour adapter les propositions commerciales.
- Suivi des relances liées aux appels d’offres et consultations.
- Pré-qualification en vue d’une intégration dans un CRM orienté “dossier client”.
4. Modèle de prospection pour e-commerce B2B et B2C
Pour les acteurs e-commerce, la prospection peut viser soit des clients finaux (B2C), soit des revendeurs / grossistes (B2B). Le fichier Excel doit intégrer les données nécessaires à la segmentation marketing.
- Colonnes recommandées :
- Type de client (B2B / B2C / revendeur)
- Catégories de produits d’intérêt
- Canal de contact prioritaire (email, SMS, téléphone, réseaux sociaux)
- Historique d’achats (si existant) ou panier moyen estimé
- Fréquence d’achat attendue (ponctuel, récurrent, saisonnier)
- Inscription à la newsletter (oui/non)
- Points de vigilance :
- Respect du RGPD (traçabilité de l’opt-in marketing).
- Préparation d’un futur raccordement à un CRM e-commerce ou un CDP.
- Suivi des campagnes email de relance (prospects dormant, paniers abandonnés).
5. Modèle de prospection pour l’immobilier (B2B et B2C)
Agences, promoteurs ou acteurs de l’immobilier d’entreprise ont besoin de suivre des prospects et des biens en parallèle. Un fichier de prospection bien construit facilite ce double suivi.
- Colonnes utiles :
- Type de prospect (acheteur, vendeur, investisseur, locataire)
- Type de bien recherché (résidentiel, commercial, bureaux, logistique…)
- Budget / Loyer cible
- Localisation souhaitée (ville, quartier, zone géographique)
- Urgence du projet (immédiat, 3–6 mois, +6 mois)
- Biens proposés (référence interne)
- Visites réalisées (dates, retours)
- Bénéfices :
- Meilleure adéquation bien / profil de prospect.
- Suivi des visites et contre-offres.
- Préparation à un CRM immobilier spécialisé (multi-biens, multi-prospects).
6. Modèle de prospection pour l’industrie et les fabricants
Dans l’industrie, les cycles de vente sont souvent longs, impliquent plusieurs acteurs (acheteurs, techniciens, direction) et des offres complexes (sur-mesure, appels d’offres). Le fichier doit permettre une vision “compte” et “opportunité” très claire.
- Champs spécifiques :
- Type d’industrie (automobile, agro, pharma, énergie, etc.)
- Machines / gammes de produits concernées
- Volume / quantité estimée
- Existence d’un cahier des charges (oui/non + lien éventuel)
- Rôle du contact (acheteur, production, maintenance, direction technique…)
- Phase projet (pré-étude, appel d’offres, short list, négociation)
- Exigences de certification / normes
- Objectifs :
- Suivi de projets complexes sur plusieurs mois/années.
- Centralisation des informations techniques pour l’équipe commerciale.
- Facilitation de l’intégration dans un CRM “project-based”.
7. Modèle de prospection pour les services financiers et assurances
Banques, courtiers et assureurs doivent composer avec de fortes contraintes réglementaires et une nécessité de suivi précis des besoins clients. Le fichier Excel de prospection doit refléter ces contraintes.
- Colonnes à intégrer :
- Type de produit (assurance, crédit, épargne, gestion de patrimoine…)
- Profil du prospect (particulier, pro, entreprise, patrimoine estimé)
- Situation actuelle (banque/assureur en place, contrats existants)
- Niveau de risque client (notation interne si applicable)
- Date de fin des contrats existants (pour planifier les relances)
- Canal de vente privilégié (agence, téléphone, visio…)
- Enjeux :
- Anticiper les dates de renouvellement pour les relances.
- Préparer un dossier client complet pour un CRM sectoriel.
- Respecter les obligations de conformité (trace des conseils donnés, par exemple via une colonne “compte-rendu”).
8. Modèle de prospection pour les éditeurs de CRM et solutions de gestion
Pour les acteurs du CRM eux-mêmes, le fichier Excel de prospection est un outil de cadrage avant l’onboarding dans leur propre solution. Il doit être exemplaire et très proche d’un schéma standard de données CRM.
- Champs recommandés :
- Type de solution recherchée (CRM vente, marketing, service client, tout-en-un)
- Outils actuellement utilisés (Excel, ERP, autre CRM)
- Nombre d’utilisateurs prévus
- Process à couvrir (prospection, support, facturation, projet…)
- Intégrations nécessaires (ERP, outil comptable, email, téléphonie)
- Niveau d’urgence / date souhaitée de déploiement
- Budget projet CRM (fourchette)
- Intérêt pour l’acheteur CRM :
- Meilleure qualification des besoins avant démonstration.
- Préparation naturelle du futur mapping de données dans le CRM.
- Possibilité d’exploiter ce modèle comme base de cahier des charges.
9. Modèle de prospection pour freelances et consultants indépendants
Les indépendants ont besoin d’un fichier simple, mais capable de suivre leur réseau, leurs opportunités et les relances. L’objectif est souvent d’avoir une vue claire sur le pipe à 3–6 mois.
- Colonnes utiles :
- Type de prospect (ancien client, recommandation, contact networking, prospect froid)
- Domaine d’intervention demandé
- Potentiel de mission (ponctuelle / récurrente)
- TJM ou budget estimé
- Confiance / affinité (note subjective 1–5)
- Dernier échange informel (déjeuner, événement, visio)
- Utilisation :
- Planifier les relances de manière réaliste.
- Identifier les prospects “chauds” à moyen terme.
- Préparer à terme une migration vers un mini-CRM ou un outil de gestion de missions.
10. Modèle de prospection pour l’événementiel et la formation
Organisateurs d’événements, organismes de formation et écoles doivent gérer des listes de prospects liées à des sessions, des dates et des thématiques.
- Champs spécifiques :
- Type d’événement / formation
- Date de la session visée
- Niveau du participant (débutant, intermédiaire, expert)
- Financement (entreprise, OPCO, fonds propres, CPF…)
- Statut d’inscription (intéressé, pré-inscrit, inscrit, annulé)
- Présence effective (oui/non)
- Objectifs :
- Maximiser le taux de remplissage des sessions.
- Suivre la transformation des leads par campagne.
- Anticiper l’intégration avec un CRM de formation ou un LMS.
11. Modèle de prospection pour les ESN / SSII
Les ESN (entreprises de services numériques) combinent prospection clients et gestion de candidats/consultants. Le modèle Excel de prospection côté “clients” doit prendre en compte les besoins récurrents en profils techniques.
- Colonnes clés :
- Technologies recherchées (Java, .NET, DevOps, Data, etc.)
- Type de mission (régie, forfait, centre de services)
- Durée estimée de la mission
- Lieu / télétravail possible
- Tarif journalier cible
- Niveau d’urgence du besoin
- Avantages :
- Alignement entre prospection commerciale et sourcing de profils.
- Suivi des cycles d’achat spécifiques aux DSI et directions métiers.
- Préparation à une gestion double CRM (clients et talents).
12. Modèle de prospection pour le retail et les franchisés
Les réseaux de franchise et enseignes retail ont besoin d’un fichier de prospection pour suivre les candidats à la franchise ou les partenaires potentiels.
- Colonnes à inclure :
- Profil du candidat (investisseur, commerçant, multi-franchisé)
- Apport personnel disponible
- Zone géographique souhaitée
- Expérience dans le secteur
- État d’avancement (prise d’information, dossier en cours, validation, refus)
- Exploitation :
- Planifier les ouvertures de points de vente selon le pipe de candidats.
- Suivre l’entonnoir de sélection des franchisés.
- Préparer l’intégration dans un CRM franchiseur dédié.
13. Modèle de prospection pour les organismes publics et associations
Les structures publiques, associations ou ONG doivent souvent structurer une prospection tournée vers des partenaires, financeurs, adhérents ou bénéficiaires, avec des contraintes de reporting spécifiques.
- Colonnes pertinentes :
- Type de contact (partenaire, mécène, adhérent, institution, média…)
- Type de contribution (financière, matérielle, bénévolat, communication)
- Montant ou valeur estimée du partenariat
- Période de collaboration (année, projet, événement précis)
- Indicateurs d’impact associés (si disponibles)
- Objectifs :
- Justifier les actions de prospection auprès des financeurs.
- Mettre en place une base exploitable pour un CRM associatif.
- Suivre les partenariats dans la durée (renouvellements, élargissements).
14. Modèle de prospection pour recrutements (cabinet ou interne)
C’est un cas particulier : le “prospect” est ici le candidat. Beaucoup de cabinets ou d’équipes RH utilisent Excel comme un CRM de recrutement simplifié avant de passer à un ATS.
- Champs recommandés :
- Poste ciblé
- Compétences clés
- Niveau d’expérience
- Source du candidat (jobboard, cooptation, LinkedIn…)
- Étape du process (screening, entretien 1, entretien 2, shortlist, proposition, embauché)
- Feedbacks après entretien
- Intérêt :
- Structurer un pipe de candidats similaire à un pipe commercial.
- Faciliter la transition vers un ATS ou un module recrutement d’un CRM RH.
- Mesurer l’efficacité de chaque source de candidats.
15. Modèle de prospection “pré-CRM” pour TPE/PME multi-activités
De nombreuses TPE/PME cumulent plusieurs activités (commerce, service, prestation ponctuelle). Pour elles, un fichier Excel de prospection doit rester simple, tout en permettant une vue consolidée sur l’ensemble des opportunités.
- Colonnes essentielles :
- Type d’activité concernée (service A, produit B, offre C…)
- Valeur estimée de l’opportunité
- Niveau de priorité (faible, moyen, élevé)
- Responsable interne (commercial, dirigeant, chargé de compte)
- Historique synthétique des échanges
- Objectifs :
- Avoir une vision globale des affaires en cours.
- Clarifier la répartition des suivis au sein d’une petite équipe.
- Préparer le cahier des charges d’un futur CRM adapté à la croissance.
Comment tirer le maximum de vos modèles Excel avant de passer au CRM
Standardiser les formats pour faciliter l’import dans un CRM
Pour un acheteur de solution CRM, l’un des enjeux clés est d’éviter des migrations de données complexes. En travaillant dès maintenant avec des modèles Excel cohérents, vous simplifiez grandement l’import initial dans votre futur outil.
- Utiliser des listes déroulantes pour les statuts, segments, secteurs.
- Imposer des formats cohérents pour les dates, numéros de téléphone, montants.
- Éviter les cellules “fourre-tout” où se mélangent plusieurs types d’informations.
- Séparer clairement les notions de compte (entreprise), contact et opportunité, même dans Excel.
Cette rigueur en amont rapproche votre fichier de prospection d’un véritable modèle de données CRM. Elle permet aussi de comparer plus facilement les offres de logiciels quand viendra le moment de franchir le pas.
Mettre en place un mini-processus commercial autour du fichier
Un bon modèle Excel ne suffit pas : il doit s’accompagner de règles de gestion partagées avec les équipes commerciales et marketing.
- Définir les statuts de prospects et les étapes de cycle de vente.
- Fixer des règles de mise à jour (qui met à jour, à quelle fréquence, avec quels champs obligatoires).
- Partager le fichier via un espace collaboratif (SharePoint, Google Drive) avec gestion des versions.
- Prévoir un onglet “dictionnaire des champs” pour éviter les interprétations divergentes.
Ces bonnes pratiques se transposeront naturellement lorsqu’un CRM sera déployé, réduisant la résistance au changement et les besoins de formation.
Aller plus loin avec des ressources spécialisées sur les fichiers de prospection
Pour approfondir la construction de vos modèles et découvrir comment connecter progressivement vos fichiers Excel à un écosystème CRM plus complet, vous pouvez consulter notre dossier complet de modèles de fichier de prospection Excel gratuits et compatibles avec les principaux CRM. Vous y trouverez des conseils méthodologiques supplémentaires et des exemples concrets adaptés aux problématiques d’acheteurs B2B.