Pour un responsable commercial ou un directeur des ventes B2B, la valeur d’un CRM ne se limite pas à la centralisation des données clients. Ce qui fait réellement la différence, ce sont les scénarios d’automations capables de structurer, accélérer et sécuriser le pipeline de vente. Monday CRM se distingue précisément sur ce terrain, grâce à une approche très visuelle des processus et un moteur d’automatisation accessible même aux équipes non techniques.
Les cinq scénarios suivants illustrent comment des automations bien conçues dans Monday CRM peuvent transformer un pipeline de vente, réduire les tâches manuelles et améliorer la fiabilité des prévisions.
1. Automatiser la qualification et l’assignation des leads dès leur entrée
L’un des points de friction les plus fréquents dans un pipeline de vente est la gestion des leads entrants : réponses tardives, mauvaise répartition des leads, manque de qualification initiale. Monday CRM permet de fluidifier cette étape en combinant formulaires, intégrations et automations basées sur des règles simples.
Centraliser les sources de leads dans un seul tableau Monday CRM
Pour obtenir un pipeline exploitable, la première étape consiste à faire converger toutes les sources de leads dans un tableau unique (par exemple : “Nouveaux leads”). Les canaux typiques :
- Formulaires du site web (contact, démo, essai gratuit)
- Campagnes marketing (Google Ads, LinkedIn Ads, emailing)
- Salons et événements (import de fichiers CSV)
- Prospection sortante (cold calling, LinkedIn, email outbound)
Les intégrations natives ou via des outils comme Zapier ou Make peuvent alimenter automatiquement ce tableau. À chaque nouveau lead créé, une série d’automations Monday CRM peut se déclencher.
Scénario d’automation : assignation automatique du lead au bon commercial
Un premier scénario typique :
- Condition : un lead est créé dans le tableau “Nouveaux leads”
- Règles d’assignation possibles :
- Par territoire géographique (pays, région, langue)
- Par secteur (industrie, SaaS, retail, services, etc.)
- Par taille d’entreprise (TPE, PME, ETI, grand compte)
- Par disponibilité ou charge actuelle du commercial
- Action : assigner automatiquement le lead à un commercial dédié et définir une date limite de premier contact
Concrètement, Monday CRM permet de configurer une automation de type “Si la colonne X contient la valeur Y, assigner la personne Z et fixer l’échéance à J+1”. On peut enchaîner plusieurs règles pour gérer des cas complexes, par exemple pour les clients multi-pays ou les leads issus de campagnes stratégiques.
Scénario d’automation : pré-qualification et scoring de lead
La qualification peut également être en partie automatisée via des champs et des règles simples :
- Ajouter des colonnes de scoring (ex : budget, urgence, rôle du contact, adéquation secteur)
- Configurer des automations qui calculent un score global en fonction des réponses (issues de formulaires ou enrichissements externes)
- Changer automatiquement le statut du lead en “Prioritaire”, “À nourrir” ou “À désengager” au-delà de certains seuils
Pour un acheteur professionnel qui compare des CRM, ce type de scénario est déterminant : il permet de formaliser une vraie stratégie de gestion des leads, facilement ajustable sans développement spécifique.
2. Structurer les relances commerciales et emails de suivi
Une grande partie des opportunités se perd par manque de suivi. Les équipes commerciales gèrent souvent ces relances dans leur messagerie personnelle, ce qui rend le reporting et le pilotage difficiles. Monday CRM permet d’industrialiser les relances tout en laissant de la flexibilité aux commerciaux.
Scénario d’automation : séquence de relances post-premier contact
Une fois le premier appel ou email envoyé, une séquence standard de suivi peut être bâtie :
- Statut initial : “Premier contact effectué”
- Automation 1 : créer automatiquement une tâche “Relance J+3” pour le commercial concerné
- Automation 2 : si aucune réponse reçue à J+3, changement de statut en “Relance 1” et création d’une activité “Relance email”
- Automation 3 : si toujours aucune réponse à J+10, changement de statut en “Relance 2” et proposition d’un autre canal (appel, LinkedIn)
Ces scénarios peuvent s’appuyer sur les intégrations email de Monday CRM pour suivre les réponses directement depuis le CRM. L’objectif est d’éviter qu’un prospect “tiède” ne soit oublié ou laissé sans contact pendant plusieurs semaines.
Automatiser les rappels et les dates d’échéance
Les relances ne sont efficaces que si elles sont systématiques. L’automatisation suivante est particulièrement utile :
- Condition : le statut de l’opportunité passe à “En négociation” ou “Proposition envoyée”
- Action 1 : création automatique d’une échéance de suivi commercial à J+5
- Action 2 : notification Slack ou email au commercial concerné lorsqu’il arrive à échéance sans mise à jour du statut
Ce type d’automation réduit le risque de stagnation dans le pipeline et améliore la qualité des prévisions, car chaque étape clé est assortie d’une date limite claire.
Intégration avec des templates d’emails
Pour les organisations plus matures, il est possible d’aller plus loin :
- Création de modèles d’emails adaptés aux différentes étapes (post-démo, envoi de devis, relance de décision)
- Association de ces modèles à des statuts spécifiques via des automations ou des boutons dans Monday CRM
- Suivi des taux d’ouverture et de réponse pour optimiser les scripts commerciaux
Le but n’est pas de remplacer le travail du commercial, mais de lui offrir un cadre structuré de suivi, tout en laissant de la place à la personnalisation.
3. Synchroniser les données du pipeline avec le marketing et la facturation
Un pipeline de vente efficace ne vit pas en vase clos. Dans beaucoup d’entreprises, la friction se situe précisément aux interfaces : marketing > sales, puis sales > finance ou administration des ventes. Les automations de Monday CRM aident à sécuriser ces transitions.
Scénario d’automation : retour d’information vers le marketing
Pour un directeur marketing, il est crucial de savoir quelles campagnes génèrent des opportunités gagnantes. Monday CRM facilite ce feedback :
- Chaque opportunité est associée à une source (campagne, canal, contenu).
- Quand le statut passe à “Gagné”, une automation :
- Ajoute ou met à jour la donnée dans un tableau “Performance des campagnes”
- Incrémente automatiquement les montants attribués à chaque source
- Peut notifier l’équipe marketing pour les victoires majeures ou les deals stratégiques
À l’inverse, si une opportunité est perdue, le motif de perte (prix, fonctionnalité manquante, concurrence, timing) peut être structuré et renvoyé au marketing pour améliorer le ciblage ou le message.
Scénario d’automation : passerelle entre CRM et facturation
Dans un cycle B2B, la validation commerciale ne signifie pas toujours que la facturation suit immédiatement. Monday CRM peut automatiser le passage de relais :
- Condition : statut de l’opportunité = “Gagné” et contrat signé (case à cocher ou fichier joint)
- Action 1 : création automatique d’un enregistrement dans un tableau “Commandes / Contrats” avec les informations clés (client, montant, échéances, conditions spécifiques)
- Action 2 : notification à l’administration des ventes ou à la comptabilité
- Action 3 : déclenchement d’une intégration vers un outil de facturation ou ERP si nécessaire
Ce scénario garantit que la transformation de la vente en revenu comptable ne dépend pas d’une simple transmission manuelle d’informations, souvent source d’oubli ou d’erreurs.
Centraliser le référentiel client post-vente
Une autre automation clé consiste à synchroniser les clients “gagnés” dans un tableau “Clients actifs” :
- Condition : opportunité gagnée
- Action :
- Créer ou mettre à jour la fiche client dans le référentiel
- Renseigner les informations de contrat, d’abonnement ou de projet
- Assigner le client à un chargé de compte ou customer success manager
Pour analyser plus en détail les possibilités de structurer ces processus avec Monday CRM, il peut être utile de consulter notre dossier complet dédié à la solution Monday CRM et à ses usages avancés, qui détaille les configurations possibles pour les équipes commerciales et marketing.
4. Automatiser la gestion des opportunités complexes et multi-acteurs
Dans les ventes B2B complexes (grands comptes, cycles longs, consultations formelles), une opportunité ne suit pas simplement un tunnel linéaire. Plusieurs personnes interviennent, des validations internes sont nécessaires, les étapes se multiplient. Monday CRM est particulièrement adapté à ces contextes grâce à la personnalisation des tableaux et des automations.
Scénario d’automation : gestion des étapes internes de validation
Pour les offres complexes, chaque proposition peut nécessiter plusieurs validations :
- Validation juridique du contrat
- Validation financière (marge, remises, conditions de paiement)
- Validation technique (faisabilité, capacité de déploiement)
Un scénario d’automation possible :
- Condition : le commercial fait passer l’opportunité à l’étape “Proposition à valider”
- Action 1 : création automatique de sous-éléments ou de tâches pour chaque département concerné
- Action 2 : assignation des responsables internes (juridique, finance, technique) avec des dates limites
- Action 3 : changement automatique du statut global en “En validation interne”
- Action 4 : quand toutes les validations internes sont cochées comme “OK”, changement de statut en “Proposition envoyable” et notification au commercial
Ce scénario formalise un workflow interne souvent géré de manière informelle par email ou chat, ce qui améliore la traçabilité et réduit les délais.
Scénario d’automation : gestion de la multi-prise de contact chez le client
Les ventes complexes impliquent généralement plusieurs interlocuteurs côté client (décideur économique, utilisateur clé, IT, achat). Monday CRM permet de visualiser ces acteurs et d’automatiser certaines actions :
- Chaque opportunité est associée à plusieurs contacts avec rôles (décideur, prescripteur, utilisateur, bloqueur potentiel).
- Automations possibles :
- Rappel de contacter le décideur principal avant une échéance importante
- Notification lorsque plusieurs interactions sont concentrées sur un seul contact, pour inciter à élargir le cercle
- Synchronisation d’un plan de compte visuel pour les équipes grand compte
Ce type de scénarios aide les équipes à mieux couvrir les comptes et à sécuriser les deals face au risque de changement d’interlocuteur.
Suivi automatique des documents et versions
Les cycles de vente complexes impliquent souvent de multiples versions de propositions, cahiers des charges, matrices de conformité. Pour éviter les confusions :
- Chaque opportunité comporte une section dédiée aux documents.
- Une automation peut :
- Créer un rappel automatique lorsque la version du document est mise à jour mais non envoyée au client
- Noter la date de dernière version dans une colonne spécifique
- Notifier les parties prenantes internes clés lors d’une mise à jour majeure
Cette structuration limite les risques de “mauvaise version” envoyée au client ou de document non validé transmis par erreur.
5. Automatiser le reporting, la prévision et le pilotage du pipeline
Le dernier scénario clé concerne le pilotage global du pipeline de vente. Les directions commerciales et générales ont besoin de données fiables pour arbitrer les priorités, prévoir le chiffre d’affaires et piloter les équipes. Les automations de Monday CRM peuvent rendre ce reporting à la fois plus fiable et moins chronophage.
Scénario d’automation : mise à jour automatique des montants et probabilités
Un pipeline exploitable repose sur deux éléments : le montant prévu et la probabilité de signature. Monday CRM permet de :
- Associer un montant à chaque opportunité
- Définir une probabilité de base par étape (ex : découverte 10 %, qualification 30 %, proposition 50 %, négociation 70 %, verbale 90 %)
- Calculer automatiquement le “montant pondéré” grâce à des colonnes de formules
Les automations peuvent mettre à jour automatiquement ces probabilités à chaque changement de statut, évitant aux commerciaux de manipuler eux-mêmes ces champs et réduisant les erreurs de saisie.
Scénario d’automation : consolidation du pipeline par région, équipe ou segment
Pour une entreprise structurée en zones géographiques ou en business units, la consolidation manuelle des pipelines peut vite devenir un casse-tête. Monday CRM permet de :
- Créer un tableau principal par région ou segment
- Mettre en place des mirroirs de données (mirror columns) ou des automations de synchronisation
- Construire un tableau de synthèse global alimenté automatiquement par les pipelines locaux
Les automations peuvent, par exemple, créer une copie d’une opportunité dans un tableau global lorsque son montant dépasse un certain seuil, ou lorsqu’elle atteint une étape avancée, afin de la faire remonter au comité de direction.
Alertes proactives sur les risques du pipeline
Un bon pilotage du pipeline ne consiste pas seulement à voir les chiffres, mais aussi à identifier les risques de dérive. Monday CRM permet de mettre en place des alertes :
- Automation “opportunités en risque” :
- Condition : aucune activité (appel, email, meeting) enregistrée depuis X jours
- Action : changement de statut en “À risque” et notification au manager
- Automation “durée excessive dans une étape” :
- Condition : opportunité bloquée plus de Y jours au même statut
- Action : ajout d’un tag “Bloqué” et création d’une tâche de revue
- Automation “déviation par rapport à l’historique” :
- Condition : montant ou probabilité modifiés de manière significative en fin de mois
- Action : notification à la direction commerciale pour validation
Ces mécanismes favorisent un pilotage proactif, plutôt qu’une simple revue mensuelle a posteriori.
Industrialiser les rituels commerciaux hebdomadaires
Au-delà des chiffres, les automations peuvent structurer les rituels internes :
- Création automatique, chaque lundi, d’une vue filtrée “Deals à clôturer cette semaine”
- Envoi d’un récapitulatif automatique aux managers avec :
- Les nouvelles opportunités créées
- Les deals gagnés et perdus
- Les opportunités à risque
- Préparation automatique des supports de réunion (tableaux de synthèse, listes d’actions)
Ce type de scénario fait de Monday CRM un outil de pilotage quotidien, et non un simple réceptacle de données mises à jour “pour le reporting”. Les équipes y voient une valeur opérationnelle immédiate, ce qui favorise l’adoption et la qualité des informations saisies.