Relier Insightly et Mailchimp est une évidence pour beaucoup d’équipes marketing et commerciales : synchronisation des contacts, suivi des campagnes, reporting. Mais très peu d’entreprises exploitent vraiment le potentiel des automatisations avancées entre ces deux outils. Résultat : des opportunités de vente laissées sur la table et un ROI CRM/marketing automation largement en dessous de ce qu’il pourrait être.
Dans un contexte B2B, où les cycles de vente sont longs et les décideurs difficiles à mobiliser, combiner la donnée CRM (Insightly) et la puissance d’emailing (Mailchimp) permet de construire des scénarios ultra ciblés, déclenchés au bon moment, avec le bon message. Les 7 scénarios ci-dessous sont rarement mis en place… alors qu’ils sont parmi les plus efficaces pour générer des opportunités qualifiées et des ventes additionnelles.
1. Nurturing automatisé par phase d’opportunité
La plupart des entreprises se contentent de quelques séquences génériques de nurturing, sans lien réel avec l’état des deals dans le CRM. Pourtant, Insightly permet de suivre précisément les phases d’opportunité (prospection, qualification, proposition, négociation, clôture…) et de les envoyer à Mailchimp pour piloter des campagnes dynamiques.
Principe du scénario
- Chaque opportunité dans Insightly possède une phase et éventuellement une probabilité de closing.
- Lorsque la phase change (par exemple de “Prospect” à “Proposition envoyée”), un tag ou un champ personnalisé contact/organisation est mis à jour.
- Mailchimp récupère ce tag/champ via la synchronisation, et déclenche automatiquement une séquence d’e-mails adaptée à cette phase.
Exemple concret de workflow
- Phase : Prospection – Séquence d’onboarding “découverte” : 3 e-mails éducatifs sur la problématique, études de cas, chiffres clés du secteur.
- Phase : Proposition envoyée – Séquence d’accélération : FAQ, démo vidéo, comparaison avec le statu quo, témoignages clients avec ROI.
- Phase : Négociation – Séquence de sécurisation : contenu rassurant sur l’implémentation, la formation, le support, les délais.
Pourquoi ce scénario génère des ventes
- Vous alignez votre contenu sur le niveau de maturité réel de l’opportunité.
- Vous réduisez la charge des commerciaux sur les relances de fond (éducation, réassurance).
- Vous augmentez mécaniquement le taux de transformation des propositions envoyées.
Pour structurer ce type de workflow, il est utile d’examiner précisément comment les phases d’opportunité et les champs personnalisés sont utilisés dans votre CRM. Un tour d’horizon des capacités du CRM dans notre dossier complet dédié à Insightly et à ses fonctionnalités B2B vous sera particulièrement utile avant de concevoir ces scénarios.
2. Relances automatiques sur devis ouverts mais silencieux
Les “devis silencieux” sont un classique : l’offre a été envoyée, le prospect ne dit pas non… mais ne dit pas oui non plus. Ce sont souvent des deals froids, que les commerciaux n’ont plus le temps de relancer systématiquement.
Principe du scénario
- Dans Insightly, une opportunité passe en statut “Proposition envoyée” à la date d’envoi du devis.
- Si au bout de X jours (par exemple 7 ou 14) le statut de l’opportunité n’a pas changé et aucune nouvelle activité n’est enregistrée, un champ “Relance devis” passe à “À relancer”.
- Mailchimp détecte ce changement et envoie une séquence courte de relance personnalisée.
Structure possible de la séquence Mailchimp
- Jour 1 : e-mail de relance légère, ton consultatif (“Avez-vous eu le temps de regarder notre proposition ? Questions, blocages ?”)
- Jour 4 : e-mail axé sur la valeur et la perte potentielle (“Ce que vous gagnez/perdez à repousser le projet”).
- Jour 8 : e-mail de clôture ouverte (“Souhaitez-vous qu’on mette le dossier en pause pour le moment ?”).
Points clés à paramétrer dans Insightly
- Des champs date précis sur “date d’envoi de devis” et “dernière activité commerciale”.
- Des règles (workflow automatisé) qui taguent le contact ou l’organisation en “Devis silencieux”.
- Une logique de sortie automatique du scénario dès qu’un commercial interagit à nouveau.
Ce scénario, correctement calibré, permet souvent de récupérer 5 à 15 % de deals “perdus de vue” sans surcharge pour les équipes commerciales.
3. Upsell et cross-sell déclenchés par les changements de statut client
Relier Insightly et Mailchimp ne sert pas uniquement à signer des nouveaux contrats. C’est aussi un levier puissant pour l’upsell et le cross-sell auprès de clients existants, souvent plus rentables et plus faciles à convaincre.
Principe du scénario
- Insightly gère les statuts de compte (prospect, client actif, client inactif, client premium…).
- Lorsqu’un statut passe à “client actif” ou qu’un type de produit/service est acheté, un tag de segment client est envoyé vers Mailchimp.
- Mailchimp déclenche alors une série d’e-mails d’éducation et de proposition complémentaire (upsell ou cross-sell).
Exemples B2B concrets
- Un client signe un contrat de “licences standard” : séquence d’e-mails présentant la version “Enterprise” avec KPI spécifiques (sécurité, gestion avancée, support dédié).
- Un client achète un projet ponctuel de conseil : séquence présentant les offres d’accompagnement récurrent (forfait mensuel, support prioritaire, audits trimestriels).
- Un client arrive à terme de sa première année de contrat : séquence spéciale de renouvellement + options avancées à tarif préférentiel.
Clés de succès
- Une classification claire dans Insightly des produits/services vendus et des segments de clients.
- Une cartographie des “chemins d’upsell” réalistes (produit A vers A+, B, modules complémentaires…).
- Des séquences Mailchimp courtes, orientées ROI et preuve sociale (cas clients, chiffres d’amélioration).
Les meilleures performances sont obtenues quand les équipes Sales et Customer Success participent à la définition des scénarios d’upsell/cross-sell, en s’appuyant sur l’historique d’opportunités et les données Insights du CRM.
4. Réactivation automatique des leads dormants
Les bases de données CRM regorgent de leads “dormants” : prospects ayant déjà échangé avec les équipes, parfois très qualifiés à l’époque, puis jamais relancés. Ils sont souvent trop anciens pour apparaître dans les pipe actuels, mais encore suffisamment pertinents pour être travaillés.
Comment exploiter Insightly pour les identifier
- Créer un rapport Insightly filtrant les contacts :
- ayant une opportunité passée en “perdu” il y a X mois (6 à 24 selon votre cycle de vente),
- ou n’ayant eu aucune nouvelle activité depuis X mois,
- mais appartenant toujours à des comptes actifs ou à des secteurs cibles.
- Taguer automatiquement ces contacts comme “Lead dormant à réactiver”.
Scénario d’e-mails dans Mailchimp
- Step 1 : e-mail de “prise de nouvelles” très personnalisé (“Nous avions échangé à propos de…”).
- Step 2 : contenu de mise à jour sur vos solutions (nouvelles fonctionnalités, nouveaux services, nouveaux cas clients).
- Step 3 : offre de diagnostic gratuit, audit flash ou mini-workshop pour réamorcer le dialogue.
Pourquoi ce scénario est rarement utilisé
- Les équipes considèrent à tort ces leads comme “morts”, alors qu’ils sont souvent simplement “mal tombés” dans le timing.
- L’identification manuelle dans le CRM est chronophage… alors qu’Insightly permet d’automatiser ce marquage avec des règles de workflows et des rapports planifiés.
Dans une optique de pilotage, ces campagnes peuvent être suivies dans Insightly via des champs “Campagne de réactivation” associés aux nouvelles opportunités créées depuis Mailchimp, pour mesurer précisément leur impact en pipeline généré.
5. Scénarios d’onboarding client alignés Sales / Delivery
Une intégration fluide entre équipes commerciales et opérationnelles est un enjeu majeur en B2B. L’automatisation Insightly x Mailchimp peut jouer un rôle clé pour sécuriser les premières semaines après la signature, souvent décisives pour le churn futur.
Architecture du scénario
- Dans Insightly, lorsqu’une opportunité passe en “Gagnée”, le contact principal devient “Client actif” et se voit associer un “Projet” ou “Contrat”.
- Ce changement de statut est synchronisé avec Mailchimp via un tag du type “Onboarding – Phase 1”.
- Mailchimp déclenche une séquence d’onboarding structurée, coordonnée avec les jalons du projet dans Insightly.
Contenu possible de la séquence
- E-mail 1 : message de bienvenue, rappel des objectifs du projet, présentation de l’équipe côté fournisseur.
- E-mail 2 : check-list des prérequis, documents à préparer, planning prévisionnel.
- E-mail 3 : micro-formation ou tutoriel vidéo sur les premières fonctionnalités / usages clés.
- E-mail 4 : enquête de satisfaction courte après les premières semaines + CTA vers le Customer Success Manager.
Synchronisation avec les jalons Insightly
- Chaque jalon de projet dans Insightly (kick-off, livraison, formation, go-live) peut mettre à jour un champ synchronisé (“Phase projet”) côté Mailchimp.
- Mailchimp adapte alors automatiquement le contenu envoyé : formation avancée, bonnes pratiques, checklist de go-live, etc.
Ce type de scénario réduit la charge opérationnelle, améliore l’expérience client et crée de meilleures conditions pour des upsell futurs, tout en offrant une visibilité claire dans le CRM sur les interactions de nurturing post-vente.
6. Score de lead dynamique combinant données CRM et engagement e-mail
Beaucoup d’entreprises ont un scoring de leads “statique” dans le CRM, basé sur la taille de l’entreprise, le secteur, le poste du contact. Peu combinent ce scoring avec l’engagement réel dans les campagnes e-mail (ouverture, clic, visite, téléchargement), alors que l’intégration Insightly x Mailchimp le permet.
Composantes du score dans Insightly
- Score “profil” : taille de l’entreprise, secteur, pays, fonction du contact.
- Score “comportement” : événements remontés depuis Mailchimp (ouvertures d’e-mails clés, clics sur des CTA, téléchargement de livres blancs, inscription à un webinar, etc.).
Mise en œuvre technique
- Configurer dans Mailchimp l’envoi automatique de tags ou de valeurs spécifiques (par exemple : “Webinar X – inscrit”, “Livre blanc Y – téléchargé”).
- Synchroniser ces informations dans Insightly dans des champs dédiés.
- Construire un score global à l’aide de workflows internes Insightly, mis à jour à chaque nouvelle interaction.
Scénarios déclenchés selon le score
- Score faible : nurturing long, contenu éducatif, pas d’intervention commerciale immédiate.
- Score moyen : alerte douce au commercial, proposition de rendez-vous à faible engagement (audit rapide, diagnostic gratuit).
- Score élevé : création automatique d’une tâche ou d’une opportunité dans Insightly, relance téléphonique prioritaire, séquence e-mail orientée décision.
En combinant la granularité de la donnée CRM et les signaux d’intention captés par Mailchimp, vous priorisez vos actions commerciales sur les leads les plus chauds, tout en maintenant un nurturing intelligent sur les autres.
7. Campagnes “account-based” hyper ciblées sur les comptes stratégiques
L’Account-Based Marketing (ABM) consiste à concentrer ses efforts sur un nombre limité de comptes stratégiques à forte valeur. La plupart des entreprises se contentent d’actions ponctuelles (événements, e-mails manuels) alors qu’un couplage fin Insightly x Mailchimp permet des scénarios automatisés très puissants.
Segmentation des comptes stratégiques dans Insightly
- Définir dans Insightly un champ “Type de compte” avec une valeur “Compte stratégique” ou “Compte cible ABM”.
- Associer à chaque compte cible plusieurs contacts clés (décideurs, prescripteurs, opérationnels) avec leur rôle dans le cycle de vente.
- Taguer automatiquement ces contacts pour synchronisation spécifique avec Mailchimp.
Scénarios ABM dans Mailchimp
- Séquences par rôle : une série d’e-mails spécifique pour les décideurs (ROI, vision stratégique) et une autre pour les opérationnels (fonctionnalités, cas d’usage, intégration technique).
- Campagnes par étape : séquences différenciées selon le niveau de maturité du compte dans Insightly (compte froid, engagé, en négociation).
- Personnalisation accrue : références spécifiques au secteur, à la taille de l’entreprise, voire à des enjeux identifiés lors d’échanges commerciaux (renseignés dans les notes ou champs CRM).
Alignement Sales / Marketing
- Rapports Insightly consolidant opportunités, activités commerciales et interactions e-mail sur chaque compte stratégique.
- Règles d’automatisation qui notifient le commercial référent lorsqu’un contact clé d’un compte stratégique atteint un certain niveau d’engagement dans les campagnes Mailchimp.
- Réunions régulières Sales / Marketing pour réajuster les scénarios ABM en fonction des retours de terrain.
Cette approche “account-based” automatisée permet d’augmenter significativement la couverture des décideurs dans les comptes ciblés, de raccourcir les cycles de vente et d’améliorer le taux de closing sur les deals stratégiques.
Structurer vos scénarios Insightly x Mailchimp : bonnes pratiques transverses
Au-delà des 7 scénarios détaillés, quelques principes structurants permettent de tirer pleinement parti de l’intégration Insightly x Mailchimp et d’éviter les écueils fréquents.
1. Soigner la qualité des données CRM
- Définir une nomenclature claire pour les phases d’opportunités, statuts de comptes, types de produits.
- Imposer des champs obligatoires pour éviter les contacts incomplets (poste, secteur, taille de l’entreprise…).
- Mettre en place des revues régulières de la base pour corriger doublons et données obsolètes.
2. Limiter la complexité des scénarios au départ
- Commencer par un ou deux scénarios à fort impact (ex. relance devis, réactivation leads dormants).
- Documenter précisément chaque workflow (triggers, tags, messages) avant de le déployer.
- Tester en petit comité (segment limité) avant généralisation.
3. Aligner reporting CRM et KPIs marketing
- Créer dans Insightly des champs et rapports dédiés pour suivre :
- les opportunités créées à partir de campagnes Mailchimp,
- le revenu généré par scénario d’automatisation,
- les taux de transformation par segment de campagne.
- S’assurer que chaque campagne importante de Mailchimp est référencée dans Insightly (nom de campagne, source, UTM tracking).
4. Impliquer les équipes Sales dès la conception
- Recueillir leurs retours sur les objections fréquentes, les moments de blocage dans le cycle de vente, les contenus les plus efficaces.
- Les intégrer dans la validation des messages clés des séquences d’automatisation.
- Les former à l’utilisation des signaux remontés par Mailchimp (clics, ouvertures, téléchargements) pour prioriser leurs actions.
En combinant ces bonnes pratiques avec les 7 scénarios automatiques présentés, la connexion Insightly x Mailchimp passe d’un simple lien technique de synchronisation à un véritable moteur de génération d’opportunités et de croissance pour les organisations B2B. Pour aller plus loin dans le paramétrage du CRM lui-même et comprendre tout ce qu’il est possible d’orchestrer côté données et workflows, vous pouvez vous appuyer sur notre analyse approfondie de la solution Insightly dans un contexte CRM professionnel.