Pipedrive CRM s’est imposé comme une référence pour structurer, visualiser et piloter un pipeline de ventes. Là où beaucoup de CRM se contentent de stocker de l’information, Pipedrive aide concrètement les équipes commerciales à avancer de façon méthodique sur chaque opportunité. Pour des acheteurs professionnels, la question n’est plus “faut-il un CRM ?”, mais “dans quels cas Pipedrive crée-t-il un avantage opérationnel mesurable ?”.
Les scénarios ci-dessous s’appuient sur des cas d’usage fréquents en B2B : cycles de vente longs, multi-interlocuteurs, suivi précis des activités commerciales, reporting prévisionnel. Ils montrent comment tirer parti des fonctionnalités clés de Pipedrive (pipelines, automatisations, activités, intégrations, reporting) pour transformer un simple suivi d’affaires en véritable moteur de croissance.
1. Structurer un pipeline de ventes B2B complexe et multisegment
Dans de nombreuses organisations B2B, le pipeline commercial agrège plusieurs types d’opportunités : prospection à froid, leads marketing entrants, renouvellements, upsell, ventes indirectes via partenaires. Sans structuration fine, les équipes se retrouvent rapidement avec une liste désordonnée de deals, difficile à prioriser et à analyser.
Configurer plusieurs pipelines adaptés aux segments
Pipedrive permet de créer plusieurs pipelines personnalisés. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour :
- Distinguer le cycle de vente “Nouveaux clients” du cycle “Renouvellements / upsell”.
- Avoir un pipeline spécifique pour les “Partenaires et revendeurs” avec des étapes de co-selling.
- Différencier les cycles “TPE/PME” et “Grands comptes” qui n’impliquent pas les mêmes tâches ni les mêmes délais.
Un scénario concret :
- Pipeline A : “Nouveaux clients” avec des étapes comme Prospection, Qualification, Démo, Proposition, Négociation, Gagné/Perdu.
- Pipeline B : “Renouvellements & expansions” avec les étapes Analyse du compte, Proposition de renouvellement, Négociation, Gagné/Perdu.
- Pipeline C : “Partenaires” avec Qualification partenaire, Accord de partenariat, Co-pipe, Signature.
Chaque pipeline dispose de champs personnalisés, de valeurs de deal et de probabilités de conversion propres, ce qui permet :
- Une vision réaliste du chiffre d’affaires prévisionnel par segment.
- Une priorisation des efforts selon la valeur potentielle du deal.
- Un pilotage de la performance commerciale par canal ou type d’opportunité.
Standardiser les étapes pour réduire les fuites dans le pipeline
Pipedrive est particulièrement adapté pour formaliser un processus de vente commun à l’ensemble de l’équipe. Pour chaque étape du pipeline, vous pouvez définir :
- Les critères de passage à l’étape suivante (BANT, budget validé, décisionnaire identifié, etc.).
- Les activités obligatoires (appel, email de suivi, envoi de proposition, réunion de qualification).
- Les champs à renseigner (secteur d’activité, taille d’entreprise, source du lead, probabilité, date de clôture estimée).
Scénario concret : un directeur commercial impose que chaque deal en étape “Proposition envoyée” ait obligatoirement un contact principal identifié, une date de décision prévue et un montant estimé. Pipedrive permet de rendre ces champs obligatoires, ce qui limite les données incomplètes et augmente la fiabilité du pipeline.
2. Industrialiser la qualification des leads entrants marketing
Pour les entreprises générant des leads via des campagnes marketing (paid, SEO, webinars, contenus), le succès repose sur la capacité à les qualifier et les traiter rapidement. Sans processus clair, beaucoup de leads se “perdent” ou sont contactés trop tard.
Relier formulaires et sources marketing à Pipedrive
Un premier scénario efficace consiste à connecter les formulaires du site web, les landing pages ou l’outil d’emailing à Pipedrive :
- Chaque soumission de formulaire (demande de démo, téléchargement de livre blanc, contact commercial) crée automatiquement un “deal” et une “organisation” dans le pipeline “Leads entrants”.
- Les champs du formulaire (fonction, taille d’entreprise, budget estimé, besoin principal) alimentent directement les champs personnalisés du deal.
- La source du lead (Google Ads, SEO, LinkedIn, webinar) est renseignée pour permettre un suivi des performances par canal.
Ce paramétrage permet aux équipes de traiter systématiquement chaque lead tout en garantissant la traçabilité de l’origine et de la qualité des contacts.
Mettre en place des règles de scoring et de priorité
Dans Pipedrive, les champs personnalisés peuvent être utilisés comme base d’un scoring de leads simple, exploité par les équipes commerciales :
- Champs de qualification : taille de l’entreprise, secteur d’activité, maturité du projet, budget.
- Tags ou listes déroulantes indiquant le niveau d’intérêt (demande de devis, simple téléchargement, demande de brochure).
- Champs calculés ou vues filtrées pour remonter les leads “haute priorité”.
Scénario concret :
- Les leads avec taille d’entreprise supérieure à 200 salariés + demande de démo sont automatiquements affectés au segment “TOP priorité”.
- Une vue filtrée dans Pipedrive affiche tous ces leads avec date de création < 24 h.
- Chaque commercial reçoit une alerte ou une activité automatique pour rappeler ces leads sous 2 heures.
Résultat : la réactivité commerciale est standardisée, les leads à plus forte valeur sont traités en priorité, et le taux de conversion des campagnes marketing augmente.
3. Automatiser les relances et les tâches répétitives
La force de Pipedrive réside aussi dans ses automatisations. De nombreux gestes commerciaux répétitifs peuvent être industrialisés sans perdre la personnalisation nécessaire en B2B. L’objectif : réduire l’oubli de relance et libérer du temps commercial pour les échanges à forte valeur.
Automatiser la création d’activités à chaque changement d’étape
Un scénario simple, mais extrêmement efficace :
- Lorsqu’un deal passe à l’étape “Qualification”, Pipedrive crée automatiquement une activité “Appel de qualification” avec un délai de 24 h.
- En cas de passage à l’étape “Proposition envoyée”, une activité “Relance proposition” est programmée 3 jours plus tard.
- Si le deal est inactif depuis plus de 7 jours, une activité “Reprendre contact” est automatiquement assignée au commercial responsable.
Les commerciaux n’ont plus à penser aux relances de base : ils suivent simplement la liste d’activités du jour fournie par Pipedrive. Cela réduit drastiquement le nombre d’opportunités qui “s’éteignent” faute de suivi.
Scénario d’email de suivi semi-automatisé
Pipedrive propose également des automatisations d’email. Par exemple :
- À l’issue d’un rendez-vous de découverte, un email de remerciement est envoyé avec un résumé des points discutés et les prochaines étapes, en utilisant des modèles personnalisables.
- Après l’envoi d’un devis, un email de rappel automatique peut être déclenché si aucun retour n’est enregistré après 5 jours.
- Avant une date de renouvellement de contrat, un email préventif est envoyé pour proposer un point stratégique.
Dans ce scénario, les commerciaux peuvent personnaliser les modèles d’emails dans Pipedrive en quelques clics, tout en évitant de partir d’une page blanche à chaque interaction. Les modèles peuvent être A/B testés pour mesurer les taux de réponse et optimiser les séquences de relance.
4. Aligner marketing et vente avec un reporting pipeline unifié
Les directions commerciales et marketing ont besoin d’une vue commune du pipeline pour piloter les investissements, ajuster les campagnes et dimensionner les équipes. Pipedrive permet de centraliser l’information pipeline tout en offrant un reporting visuel orienté action.
Tableaux de bord partagés et KPIs clés
Un scénario courant consiste à configurer différents tableaux de bord pour les besoins de pilotage :
- Tableau de bord “Direction” : valeur totale du pipeline, prévision par mois, taux de conversion global, cycle de vente moyen.
- Tableau de bord “Marketing” : volume de leads par source, taux de conversion par canal, montant moyen par lead, temps de prise en charge.
- Tableau de bord “Managers commerciaux” : deals par commercial, performance par étape, taux de perte et motifs associés.
Grâce à la mise à jour en temps réel des deals par les commerciaux, les tableaux de bord Pipedrive reflètent en permanence l’état réel du pipeline, sans ressaisie manuelle ni consolidation Excel.
Exploiter les raisons de perte pour optimiser le cycle
Un point fort souvent sous-exploité est l’analyse des raisons de perte. Pipedrive permet de définir des motifs structurés (prix, concurrence, pas de budget, fonctionnalité manquante, délai, etc.).
Scénario concret :
- Chaque deal perdu nécessite la sélection d’un motif de perte dans une liste normalisée.
- Un rapport Pipedrive met en évidence que 35 % des deals sont perdus pour “Pas de budget cette année”.
- Le marketing ajuste ses campagnes pour cibler davantage les entreprises déjà équipées, avec un discours orienté ROI et remplacement.
- Le produit ou la direction commerciale adapte son argumentaire pour montrer la réduction de coûts ou le gain de productivité, justifiant l’investissement.
Ce type d’analyse permet de transformer une donnée souvent négligée en levier stratégique pour l’amélioration continue du pipeline.
5. Orchestrer les ventes complexes avec plusieurs décideurs
Dans les ventes B2B complexes, chaque opportunité implique souvent plusieurs interlocuteurs : décideur économique, utilisateur clé, DSI, achats, direction générale. Ne pas cartographier correctement ces parties prenantes expose à des blocages tardifs dans le cycle de vente.
Cartographier les parties prenantes dans Pipedrive
Pipedrive permet de gérer plusieurs contacts par “deal” et par “organisation”, ce qui se prête bien aux approches de type vente consultative ou account-based selling :
- Pour chaque entreprise (organisation), vous associez les contacts clés (acheteur, sponsor, utilisateur, prescripteur technique).
- Pour chaque deal, vous pouvez indiquer le rôle du contact dans la décision (décideur, influenceur, utilisateur final, blocant potentiel).
- Des champs personnalisés peuvent refléter le niveau d’engagement (favorable, neutre, réticent, inconnu).
Scénario concret :
- Le commercial identifie 4 interlocuteurs sur un projet : le DG, le directeur commercial, le responsable IT et un utilisateur clé.
- Ces contacts sont tous rattachés au deal dans Pipedrive, avec leurs rôles et un historique des interactions (emails, réunions, appels).
- Avant une comitologie de décision, le commercial consulte la fiche de deal pour vérifier que chaque contact clé a été touché au moins une fois avec un message adapté.
Suivre les interactions multi-canal et l’historique
Le suivi des emails, des appels et des réunions dans Pipedrive permet une vision chronologique des échanges, utile pour les ventes complexes :
- Chaque email envoyé ou reçu depuis Pipedrive est automatiquement lié au contact et au deal.
- Les comptes rendus de réunion sont saisis en tant qu’activités, avec les décisions actées et les prochaines étapes.
- Les informations clés (objections, critères de choix, concurrents en lice) sont consignées dans des champs dédiés.
Dans un scénario où un commercial quitte l’entreprise ou change de portefeuille, le repreneur dispose immédiatement de tout l’historique du compte dans Pipedrive. Le risque de perdre une opportunité stratégique du fait d’un changement d’équipe est nettement réduit.
6. Gérer les renouvellements et l’upsell de manière proactive
Pour les éditeurs SaaS, les ESN, les agences ou les fournisseurs de services récurrents, le pipeline de ventes ne se limite pas à l’acquisition. Les renouvellements de contrats et les opportunités d’upsell représentent souvent une part majeure de la croissance.
Créer un pipeline dédié aux renouvellements
Un scénario structurant consiste à créer un pipeline “Renouvellements” dans Pipedrive :
- Chaque contrat signé génère un deal “Renouvellement” cloné avec une date de clôture correspondant à la fin du contrat.
- Des champs indiquent le type de renouvellement anticipé (simple reconduction, montée en gamme, cross-sell d’un module supplémentaire).
- Des automatisations créent des activités de prise de contact plusieurs mois avant la date de fin.
Ce pipeline offre une visibilité claire sur :
- Le revenu récurrent à sécuriser sur les prochains mois.
- Les risques de churn détectés grâce aux signaux d’alerte (baisse d’usage, manque de ROI perçu, changements organisationnels chez le client).
- Les opportunités de croissance dans le parc existant.
Utiliser Pipedrive pour orchestrer la Customer Success
Dans certains contextes, le suivi de compte est partagé entre commerciaux “hunter” et équipes Customer Success. Pipedrive peut alors devenir la colonne vertébrale du pilotage post-vente :
- Les CSM (Customer Success Managers) disposent de leur propre pipeline, avec des étapes comme Onboarding, Adoption, Optimisation, Renouvellement.
- Les signaux d’alerte (support très sollicité, absence de connexion depuis X jours, baisse du nombre d’utilisateurs actifs) peuvent être remontés via des intégrations tierces.
- Les opportunités d’upsell détectées par les CSM sont créées sous forme de deals et assignées aux commerciaux.
Scénario concret : lors d’un point trimestriel, le CSM identifie un potentiel d’extension de licences. Il crée immédiatement un deal “Upsell 50 licences supplémentaires” dans Pipedrive, avec la bonne étape, la valeur estimée et une activité de suivi assignée au commercial. Le pipeline devient ainsi le point de ralliement de toutes les actions orientées revenu sur le compte.
7. Intégrer Pipedrive dans un écosystème SaaS existant
Dans un environnement professionnel, Pipedrive ne vit jamais seul. Il s’inscrit dans un stack d’outils comprenant souvent marketing automation, facturation, support, outil de téléphonie et parfois ERP. L’un des scénarios les plus puissants consiste à faire de Pipedrive le “hub” de la relation commerciale.
Synchroniser Pipedrive avec l’emailing, le support et la facturation
Quelques intégrations typiques :
- Marketing automation (Mailchimp, Brevo, HubSpot Marketing, etc.) : les segments de prospects et clients sont synchronisés depuis Pipedrive, et les interactions marketing (clics, ouvertures, formulaires) remontent dans la fiche contact.
- Support (Zendesk, Freshdesk, Intercom) : le volume et la nature des tickets sont visibles dans Pipedrive, ce qui aide les commerciaux à anticiper les risques de churn ou à adapter leur discours.
- Facturation (QuickBooks, Sellsy, Chargebee, Stripe Billing) : les devis et factures peuvent être générés à partir d’un deal gagné, limitant la ressaisie et les erreurs.
Scénario concret :
- Un deal passe en “Gagné” dans Pipedrive.
- Une automatisation déclenche la création d’un client dans l’outil de facturation et génère une facture proforma.
- Le client reçoit automatiquement la facture et les identifiants pour l’onboarding via l’outil de support ou de marketing automation.
Ce scénario réduit le délai entre la signature et la facturation, tout en offrant une expérience client fluide et réactive.
Exploiter Pipedrive comme source de vérité commerciale
Dans le cadre d’un projet CRM structurant, la question de la “source de vérité” est centrale. Pipedrive peut jouer ce rôle pour tout ce qui touche :
- Aux données opportunités (montants, probabilités, dates de clôture, étapes).
- Aux données d’engagement commercial (appels, emails, réunions, notes).
- Aux informations de qualification client (taille, secteur, segmentation, potentiel).
Les autres systèmes viennent consommer cette information, via des intégrations natives ou des connecteurs (Zapier, Make, API). Cela permet de :
- Supprimer les doublons et les divergences d’information entre outils.
- Offrir aux directions une vision fiable du pipeline commercial et du revenu anticipé.
- Faciliter les analyses avancées (prévisions, cohortes, segmentation fine) via des outils BI si nécessaire.
Pour un tour d’horizon plus complet des fonctionnalités, des limites et des cas d’usage de Pipedrive dans des environnements professionnels variés, vous pouvez consulter notre dossier complet dédié à la solution Pipedrive et à ses usages CRM B2B, qui approfondit encore ces scénarios et aborde la dimension choix, déploiement et adoption.