Scénarios d’automatisation à copier-coller dans votre CRM en SaaS pour gagner 2 heures par jour

Automatiser des tâches dans un CRM en SaaS n’est plus un “nice to have”, c’est devenu un levier de productivité indispensable. Pourtant, beaucoup d’équipes commerciales et marketing se contentent des automatisations de base : quelques emails de bienvenue, un rappel de tâche, une relance standard. Résultat : vous passez encore des heures chaque jour à répéter des actions manuelles que votre CRM pourrait exécuter à votre place.

Les scénarios ci-dessous sont conçus pour être “copier-coller” dans la plupart des CRM en SaaS (HubSpot, Pipedrive, Sellsy, Zoho CRM, etc.). L’objectif : vous faire gagner jusqu’à 2 heures par jour en structurant vos processus de façon systématique, mesurable et scalable.

1. Scénarios d’onboarding commercial pour ne plus oublier aucun prospect

1.1. Scénario “Réception d’un nouveau lead”

Objectif : être sûr qu’aucun nouveau lead ne reste sans réponse plus de 15 minutes, même si vos commerciaux sont en rendez-vous.

Déclencheur : un nouveau contact est créé avec une origine “Formulaire site web”, “Essai gratuit” ou “Demande de démo”.

Conditions :

• Le contact a une adresse email valide.
• Le numéro de téléphone est renseigné (facultatif mais recommandé).

Actions à copier-coller (à adapter dans votre CRM) :

• Action 1 : envoyer un email automatique de prise de contact immédiate au prospect, personnalisé avec son prénom et le nom de votre société.
• Action 2 : créer une tâche “Appeler ce lead” assignée au commercial propriétaire du territoire / segment, avec une échéance à J+1.
• Action 3 : notifier le commercial sur son application mobile ou par email interne.
• Action 4 : ajouter automatiquement le lead dans une liste dynamique “Nouveaux leads à traiter <24h”.

Exemple de texte d’email à réutiliser :

Objet : “Bien reçu, [Prénom] – on vous rappelle sous 24h”

Corps :

Bonjour [Prénom],
Merci pour votre demande concernant [nom de votre offre / essai / démo].
Un membre de notre équipe commerciale va vous contacter sous 24h pour comprendre votre besoin et vous présenter une solution adaptée.
En attendant, vous pouvez déjà nous en dire plus en répondant à cet email (nombre d’utilisateurs, type d’activité, urgence du projet, etc.).
À très vite,
[Signature]

Impact temps gagné : fini les réponses manuelles répétitives et les leads oubliés dans une boîte mail partagée. Sur une base de 20 leads/jour, ce scénario peut économiser 30 à 45 minutes quotidiennes.

1.2. Scénario “Qualification automatique après 3 jours”

Objectif : segmenter automatiquement les leads froids, tièdes et chauds selon leurs interactions initiales, sans que votre équipe ne passe des heures à analyser chaque fiche.

Déclencheur : 3 jours après la création du contact.

Conditions :

• Le contact n’a pas encore de statut “Qualifié” ou “Opportunité ouverte”.
• Le lead a reçu au moins un email.

Actions :

• Si le lead a ouvert au moins 1 email et cliqué au moins 1 lien :
  • Mettre le statut du lead sur “Lead chaud”.
  • Créer une tâche “Appel de qualification prioritaire” pour le commercial.
• Si le lead a seulement ouvert les emails :
  • Mettre le statut sur “Lead tiède”.
  • L’ajouter à une séquence de nurturing (voir scénario 2.1).
• Si aucune ouverture :
  • Mettre le statut sur “Lead froid”.
  • Planifier un email de ré-engagement automatique à J+7.

Impact temps gagné : vous n’avez plus à repasser manuellement les leads en revue pour ajuster leur priorité. Le CRM fait ce tri en continu.

2. Scénarios de nurturing automatisé pour avancer les leads dans le tunnel

2.1. Séquence “Nurturing post-démo”

Objectif : réchauffer les prospects qui ont eu une démonstration mais n’ont pas encore pris de décision, en gardant un contact intelligent sans relances commerciales agressives quotidiennes.

Déclencheur : la phase de “Démo réalisée” est atteinte dans le pipeline.

Structure type sur 14 jours :

• Jour 0 :
  • Email 1 : récapitulatif de la démo, liens vers la documentation, rappel des bénéfices principaux.
  • Action CRM : mettre à jour le champ “Dernier point de contact” à la date du jour.
• Jour 3 :
  • Email 2 : cas client ou success story dans le même secteur d’activité.
• Jour 7 :
  • Email 3 : répondre aux objections fréquentes (prix, intégration, formation, migration de données).
• Jour 10 :
  • Si le prospect a cliqué sur au moins un email : créer une tâche d’appel “Relance post-cas client”.
  • Si aucun clic : envoyer un bref email de check-in “Souhaitez-vous toujours avancer ?”.
• Jour 14 :
  • Si aucune réponse : déplacer l’affaire en “Stand-by” et lancer un scénario de nurturing long terme (tous les mois).

Points clés à copier-coller :

• Personnaliser systématiquement :
  • le secteur d’activité,
  • la taille de l’entreprise,
  • les enjeux mentionnés en rendez-vous (à consigner dans un champ CRM dédié).
• Taguer le lead comme “Post-démo – nurturing”.

Impact temps gagné : au lieu de relancer manuellement chaque prospect post-démo avec des emails individuels, vos commerciaux concentrent leur temps sur les appels à forte probabilité de closing.

2.2. Scénario “Nurturing long terme pour projets non prioritaires”

Objectif : ne pas perdre les prospects qui vous disent “Pas maintenant, rappelez-moi dans 6 mois”, sans devoir gérer un fichier Excel ou un calendrier de rappels inutilisable.

Déclencheur : l’affaire passe au statut “Projet reporté” ou “À revoir plus tard”.

Actions :

• Demander au commercial de renseigner un champ “Horizon de décision estimé” (3 mois, 6 mois, 12 mois).
• Inscrire automatiquement le contact dans un flux de nurturing adapté à cet horizon :
  • Flux 3 mois : 1 email toutes les 3 semaines.
  • Flux 6 mois : 1 email par mois.
  • Flux 12 mois : 1 email tous les 2 mois.
• Envoyer du contenu à valeur ajoutée :
  • benchmarks,
  • guides pratiques sur l’adoption CRM,
  • checklists de migration de CRM,
  • webinars à la demande.
• Créer automatiquement une tâche de rappel téléphonique à la date de fin de l’horizon (3, 6 ou 12 mois).

Impact temps gagné : les commerciaux n’ont plus à “se souvenir” des prospects à relancer à long terme. Le CRM gère les rappels et la relation continue de façon automatique.

3. Scénarios pour automatiser la gestion du pipeline et des tâches

3.1. Scénario “Nettoyage automatique des opportunités inactives”

Objectif : éviter un pipeline gonflé de “faux espoirs” en fermant ou requalifiant automatiquement les opportunités sans activité, tout en notifiant le commercial.

Déclencheur : absence d’activité sur une opportunité pendant X jours (ex. 30 jours sans email envoyé, sans appel logué, sans mise à jour de statut).

Conditions :

• Montant de l’opportunité inférieur à un certain seuil (par exemple 20 000 €) pour éviter les fermetures automatiques sur des comptes stratégiques.

Actions :

• Étape 1 (30 jours d’inactivité) :
  • Envoyer un email automatique au contact principal : “Souhaitez-vous toujours avancer sur le projet ?”.
  • Créer une tâche de relance pour le commercial, échéance J+3.
• Étape 2 (45 jours d’inactivité et aucune réponse) :
  • Changer le statut de l’opportunité en “Perdue – pas de réponse”.
  • Ajouter un tag “Dormant” sur le compte.
  • Ajouter le contact à une liste de nurturing froid (emails trimestriels).

Impact temps gagné : plus besoin de purge manuelle du pipeline. Vous gardez une vision réaliste de vos prévisions commerciales, avec un minimum d’interventions humaines.

3.2. Scénario “Tâches automatiques en fonction de la phase du pipeline”

Objectif : standardiser les actions à réaliser dans chaque phase du cycle de vente pour ne plus dépendre de la mémoire des commerciaux.

Déclencheur : changement de phase de l’opportunité (par exemple de “Qualification” à “Proposition envoyée”).

Exemple de workflow :

• Quand l’affaire passe en phase “Qualification” :
  • Créer automatiquement :
    • une tâche “Appel de découverte” (priorité haute),
    • une tâche “Envoyer email de récapitulatif d’appel” (J+1).
• Quand l’affaire passe en phase “Proposition envoyée” :
  • Créer :
    • une tâche “Relance proposition” à J+3,
    • une seconde tâche “Relance finale” à J+7.
  • Envoyer un email interne au manager si le montant dépasse un seuil (par exemple 50 000 €).
• Quand l’affaire passe en “Négociation” :
  • Créer une tâche “Valider remise ou conditions spéciales avec le manager”.

Impact temps gagné : la to-do list de chaque commercial est générée automatiquement en fonction de l’avancement réel des deals, limitant les oublis et les tâches saisies manuellement.

4. Scénarios orientés satisfaction client et expansion (upsell / cross-sell)

4.1. Scénario “Onboarding client automatisé après signature”

Objectif : fluidifier la phase d’onboarding pour les clients B2B et réduire le temps passé à renvoyer toujours les mêmes informations de démarrage.

Déclencheur : une opportunité passe en statut “Gagnée” / “Client signé”.

Actions :

• Créer automatiquement un dossier “Onboarding – [Nom du client]” dans votre gestionnaire de tâches ou de projets (selon intégration disponible avec votre CRM).
• Envoyer un email de bienvenue avec :
  • les accès à la plateforme,
  • un guide de démarrage rapide,
  • le lien vers la base de connaissances,
  • le contact du CSM (Customer Success Manager).
• Créer les tâches internes :
  • “Configuration du compte client” (IT / Ops),
  • “Formation initiale” (CSM),
  • “Point de suivi à 30 jours” (CSM).
• Mettre un tag “Client – Onboarding en cours” sur le compte.

Impact temps gagné : les emails, la checklist d’onboarding et les rappels sont industrialisés. Vos équipes peuvent se concentrer sur la relation et la valeur plutôt que sur l’administratif.

4.2. Scénario “Suivi post-onboarding à 30, 60 et 90 jours”

Objectif : détecter les risques de churn et les opportunités d’upsell plus tôt, sans devoir vérifier manuellement chaque compte.

Déclencheur : date d’activation du compte client dans le CRM.

Structure type :

• J+30 :
  • Envoyer un email au client :
    • questionnaire rapide de satisfaction,
    • questions sur la prise en main du CRM,
    • suggestion de ressources avancées (webinars, tutoriels vidéo).
  • Si le client indique une satisfaction < 7/10 :
    • Créer une tâche “Appeler le client – risque de churn” pour le CSM.
• J+60 :
  • Analyser l’usage (via un champ ou une intégration usage) :
    • Si usage élevé : envoyer une proposition de montée en gamme ou modules additionnels.
    • Si usage faible : proposer un atelier d’accompagnement personnalisé.
• J+90 :
  • Si NPS ou satisfaction élevée :
    • déclencher une demande d’avis client ou de témoignage,
    • proposer un programme de parrainage.
  • Créer une tâche “Revue trimestrielle” pour le CSM sur les comptes les plus stratégiques.

Impact temps gagné : le suivi client devient systématique et piloté par le CRM, au lieu d’être aléatoire et dépendant de la charge du moment.

4.3. Scénario “Upsell automatique basé sur l’usage”

Objectif : anticiper les besoins d’extension d’abonnement (plus d’utilisateurs, plus de stockage, nouvelles fonctionnalités) en se basant sur des signaux forts.

Déclencheur : dépassement d’un seuil défini (par exemple : 80 % des licences utilisées, 90 % du stockage consommé, X automatisations actives sur un maximum de Y).

Actions :

• Envoyer un email au client :
  • mettre en avant la forte utilisation du service (“bonne nouvelle, votre équipe tire pleinement parti de l’outil”),
  • proposer un point pour optimiser la configuration ou envisager un plan supérieur.
• Créer une tâche pour le CSM ou l’account manager :
  • “Appeler le client – forte utilisation, proposer pack supérieur”.
• Mettre un tag “Upsell potentiel” sur la fiche compte.

Impact temps gagné : plutôt que de scruter les rapports d’usage, l’équipe commerciale reçoit automatiquement des signaux actionnables.

5. Méthode pour déployer ces scénarios d’automatisation dans votre CRM SaaS

5.1. Standardiser les champs et les statuts avant d’automatiser

Pour que ces scénarios fonctionnent réellement, votre CRM doit être structuré. Avant de copier-coller, prenez le temps de :

• Définir une nomenclature claire pour :
  • les statuts de leads (Nouveau, Qualifié, Froid, Tiède, Chaud, Perdu, etc.),
  • les phases du pipeline (Prospection, Qualification, Démo, Proposition, Négociation, Gagné/Perdu),
  • les sources de leads (Site web, Réseaux sociaux, Salon, Partenaire, Inbound, Outbound, etc.).
• Créer des champs personnalisés utiles aux automatisations :
  • Horizon de décision estimé,
  • Montant potentiel,
  • Segment (PME, ETI, Grand Compte),
  • Responsable principal,
  • Date d’activation du compte,
  • Score d’engagement ou score de lead.

Un CRM mal structuré rend les automatisations fragiles, peu fiables et difficiles à maintenir. Investir quelques heures dans ce cadrage initial évite des dizaines d’heures perdues par la suite.

5.2. Commencer petit : 3 scénarios essentiels avant d’industrialiser

Pour une équipe qui débute dans l’automatisation, une approche progressive est préférable :

• Scénario 1 : gestion des nouveaux leads (réception + qualification automatique).
• Scénario 2 : suivi post-démo (séquence de nurturing commercial).
• Scénario 3 : nettoyage des opportunités inactives.

Ces trois scénarios suffisent souvent à libérer 1 à 2 heures par jour et à fiabiliser la gestion du pipe. Vous pourrez ensuite ajouter :

• les scénarios d’onboarding client,
• le nurturing long terme,
• les scénarios d’upsell et de satisfaction client.

5.3. Mesurer l’impact réel sur le temps et la performance

Une automatisation n’a de valeur que si elle produit un résultat mesurable. Intégrez dans votre CRM des indicateurs simples :

• délai moyen de première réponse à un lead,
• taux de conversion post-démo,
• taux d’opportunités “inactives” dans le pipeline,
• taux de satisfaction client à 30/60/90 jours,
• montant d’upsell généré via les scénarios basés sur l’usage.

Vous pouvez aussi demander à vos commerciaux d’estimer le temps moyen passé avant/après automatisation sur certaines tâches (relances standard, mails de suivi, mise à jour de fiches, etc.) pour objectiver le gain de productivité obtenu.

5.4. Choisir la bonne solution CRM en SaaS pour vos scénarios

Tous les CRM en SaaS ne proposent pas le même niveau de sophistication en matière d’automatisation. Selon votre maturité et vos besoins (simple pipeline commercial vs. orchestrations complexes multi-équipe), le choix de la plateforme aura un impact direct sur ce que vous pouvez automatiser sans développer sur mesure.

Pour aller plus loin dans le choix d’une solution adaptée et comparer les capacités d’automatisation des principaux outils du marché, vous pouvez consulter notre dossier complet sur les solutions CRM en mode SaaS pour les organisations B2B.

Une fois ces scénarios en place, votre CRM cesse d’être un simple “carnet d’adresses évolué” pour devenir un véritable moteur opérationnel qui pilote votre prospection, vos ventes et votre fidélisation client, tout en vous redonnant plusieurs heures de travail utile chaque semaine.