Conseils pratiques pour notion gestion de projet -

Notion s’impose progressivement comme un outil de gestion de projet flexible, particulièrement apprécié des équipes marketing, commerciales et service client qui travaillent déjà avec un CRM. Pour un acheteur professionnel, la question n’est plus seulement “est-ce que Notion est puissant ?”, mais “comment l’utiliser de manière structurée, durable et alignée avec mon écosystème CRM ?”.

Dans une logique B2B, Notion peut devenir un véritable hub opérationnel : préparation des cycles de vente, suivi des campagnes, coordination des équipes, pilotage des projets d’implémentation de CRM… à condition d’adopter quelques bonnes pratiques dès le départ.

Structurer Notion comme un véritable système de gestion de projet

Définir une architecture claire avant de créer des pages

La première erreur, fréquente, est de créer des pages dans tous les sens : “Projet CRM X”, “Roadmap 2025”, “Tâches à faire”, “Idées”… Sans structure, Notion devient un labyrinthe. Pour éviter cela, partez d’une architecture simple et hiérarchisée :

Une page “Espace Projets” qui sert de porte d’entrée unique.
Une base de données principale “Projets” (database Notion) contenant tous les projets transverses : déploiement CRM, projets marketing, projets commerciaux, projets internes IT, etc.
Une base de données “Tâches” liée à la base “Projets”, pour centraliser l’ensemble des actions à réaliser.
Éventuellement des bases complémentaires : “Risques”, “Décisions”, “Livrables”, selon la maturité de votre organisation.

Cette structure doit être pensée comme un véritable mini-ERP de projet. Chaque nouvelle demande, chaque nouveau chantier doit entrer dans cette architecture, et non créer sa propre page isolée. Plus votre entreprise est grande, plus cette discipline est fondamentale.

Utiliser des bases de données plutôt que des pages isolées

Notion permet de créer des pages libres ou des bases de données. Pour la gestion de projet, privilégiez autant que possible les bases de données, car elles offrent :

Des vues filtrées par équipe ou par priorité.
Des propriétés structurées : statut, propriétaire, deadline, budget, client.
Des relations entre entités : relier un projet à un compte client dans le CRM, à un contrat, à des tickets de support.
Des automatisations possibles avec des intégrations tierces.

Par exemple, pour un projet de déploiement CRM, chaque “Projet” dans la base pourrait comporter :

Statut (En cadrage, En cours, En pause, Terminé).
Type (Implémentation CRM, Optimisation process, Formation équipes).
Client interne concerné (Direction commerciale, Marketing, Service client).
Lien vers les comptes/contacts correspondants dans votre CRM.

Ce type de modélisation permet d’aligner la gestion de projet Notion avec votre base CRM, ce qui est clé pour un usage professionnel.

Créer des templates de projets standardisés

Pour gagner en efficacité, créez des modèles (templates) de projets réutilisables, adaptés à vos types de missions récurrentes :

Template “Projet de déploiement CRM” : phases cadrage, conception, paramétrage, recette, formation, go-live, post go-live.
Template “Campagne marketing” : brief, ciblage, étapes de validation, diffusion, mesure, optimisation.
Template “Projet d’intégration CRM – outil tiers” : étude technique, mapping des données, tests d’intégration, documentation.

Chaque template peut inclure :

Une structure de sous-pages (documentation fonctionnelle, planning, compte-rendus).
Un ensemble de tâches pré-créées, assignées à des rôles types (chef de projet, référent métier, administrateur CRM).
Des propriétés pré-remplies (type de projet, niveau de priorité, indicateurs à suivre).

Standardiser les modèles de projet permet de sécuriser la qualité de gestion, même quand de nouvelles équipes ou de nouveaux chefs de projets rejoignent votre organisation.

Relier Notion à votre CRM pour une vision 360° des projets

Identifier les usages complémentaires à votre CRM

Un CRM reste la source de vérité pour tout ce qui concerne les clients, les opportunités, les activités commerciales. Notion, lui, excelle pour :

Documenter les projets : comptes-rendus, spécifications, analyses fonctionnelles.
Piloter les tâches internes qui ne relèvent pas directement de la relation client.
Coordonner les équipes transverses (IT, marketing, finance) autour de projets impactant le CRM.
Centraliser des ressources : playbooks sales, process d’onboarding, documentation de paramétrage CRM.

L’objectif n’est pas de dupliquer votre CRM dans Notion, mais de créer un environnement de travail qui enrichit les données du CRM avec tout le contexte projet.

Utiliser des propriétés pour faire le lien avec les objets CRM

Pour connecter concrètement vos projets Notion à vos données CRM, il est pratique d’ajouter dans vos bases de données des propriétés dédiées :

Lien URL vers la fiche “Compte” dans le CRM.
Lien vers l’“Opportunité” principale liée au projet.
Identifiant unique client (Customer ID) pour recouper les données.

Par exemple, dans une base “Projets clients” dans Notion :

Propriété “Compte CRM” (URL) : lien direct vers le compte dans le CRM.
Propriété “ID Opportunité CRM” (texte) : pour aligner reporting CRM et suivi interne.
Propriété “ARR cible” ou “CA projet” : utile pour prioriser les projets à forte valeur.

Ce type de liaison permet aux équipes de naviguer en un clic entre le contexte projet (dans Notion) et les données commerciales (dans le CRM), sans ressaisie.

Organiser un espace Notion dédié à la gouvernance CRM

Pour les entreprises qui structurent ou refondent leur stack CRM, un bon usage de Notion consiste à créer un “Espace CRM” dédié :

Un tableau de bord des projets CRM : migrations, nouvelles intégrations, optimisations de process.
Une base “Demandes d’évolution” (changements demandés par les commerciaux, le marketing, le service client).
Une base “Décisions” pour tracer les arbitrages de gouvernance (adoption de nouvelles règles de scoring, changements de workflow, nouveaux champs).
Une base “Documentation CRM” : architecture, mapping de données, règles de gestion.

Notion devient alors l’outil de pilotage global du programme CRM, tandis que le CRM reste l’outil transactionnel quotidien des équipes opérationnelles.

Industrialiser la gestion des tâches et des sprints dans Notion

Mettre en place une base de tâches centralisée

Pour que Notion soit réellement efficace en gestion de projet, il est indispensable de regrouper toutes les tâches dans une seule base de données, avec des propriétés standardisées :

Propriétaire / Responsable.
Projet associé (via relation).
Statut (À faire, En cours, En validation, Terminé, Bloqué).
Priorité (Basse, Moyenne, Haute, Critique).
Échéance (date).
Type de tâche (fonctionnelle, technique, commerciale, documentation).

Ensuite, créez différentes vues de cette base, adaptées à vos usages :

Vue “Kanban par statut” pour un suivi global.
Vue “Par responsable” pour que chaque collaborateur voie ses tâches.
Vue “Par projet” pour les chefs de projet.
Vue “Échéance cette semaine” pour les revues hebdomadaires.

Vous obtenez alors un fonctionnement proche d’un outil de gestion de projet dédié, tout en gardant la flexibilité propre à Notion.

Structurer le travail en sprints pour les projets CRM

Si votre organisation est habituée aux méthodes agiles (Scrum ou Kanban), Notion peut facilement supporter un fonctionnement par sprints, particulièrement pertinent pour :

Les projets d’implémentation ou de refonte CRM.
Les améliorations continues du CRM (évolutions, correctifs, nouvelles intégrations).
Les projets data marketing liés au CRM (segmentation, scoring, nurturing).

Quelques bonnes pratiques :

Créez une base “Sprints” avec les propriétés : numéro de sprint, période, objectifs, vélocité cible, équipe concernée.
Reliez chaque tâche à un sprint, en plus du projet.
Créez une vue Kanban des tâches par sprint, afin de visualiser l’avancement.
Ajoutez des pages de “rétrospective” associées à chaque sprint pour capitaliser.

Ce mode de fonctionnement est particulièrement utile pour les équipes CRM/IT qui gèrent plusieurs demandes en parallèle, tout en devant livrer de façon itérative et priorisée.

Automatiser au maximum les créations de tâches répétitives

Beaucoup de projets CRM présentent des actions récurrentes : validations juridiques, tests de recette, mises à jour de la documentation, communication aux équipes. Notion permet d’automatiser en partie ces tâches grâce :

Aux templates de tâches : par exemple “Ticket d’évolution CRM standard”, avec une checklist intégrée (analyse besoin, estimation impact, validation métier, mise en recette, communication).
Aux duplications de sections de checklist selon le type de demande.
Aux intégrations avec des outils d’automatisation (Zapier, Make, n8n) pour créer automatiquement des tâches Notion à partir d’un formulaire ou d’un ticket support.

Cette industrialisation est clé pour éviter d’oublier des étapes critiques sur les projets à fort impact client.

Mettre en place une gouvernance Notion adaptée aux équipes B2B

Définir clairement les rôles et responsabilités dans Notion

Dans le cadre de projets CRM, les acteurs sont nombreux : direction commerciale, marketing, service client, DSI, parfois partenaires intégrateurs. Sans gouvernance claire, Notion se transforme vite en zone libre. Quelques points de vigilance :

Nommer un “Owner Notion” pour chaque espace (ex : espace CRM, espace Marketing, espace Projets transverses).
Définir qui peut créer des nouvelles bases de données et qui doit demander validation.
Limiter les droits de modification sur les structures de base (propriétés, relations, vues partagées).
Former des “champions Notion” dans chaque département, responsables de l’adoption et de la bonne utilisation.

Cette gouvernance évite la prolifération anarchique de pages, tout en laissant la liberté nécessaire aux équipes pour être productives.

Structurer la nomenclature pour assurer la lisibilité

Un système Notion bien géré ressemble à une bibliothèque organisée. Pour atteindre ce niveau, la nomenclature est déterminante :

Préfixer les bases de données principales : “DB – Projets CRM”, “DB – Tâches globales”, “DB – Demandes d’évolution”.
Standardiser les noms de projets : “CRM – Client X – Migration Salesforce vers HubSpot” plutôt que “Migration X”.
Utiliser des émojis ou icônes de façon cohérente par type d’espace (un même picto pour tous les projets CRM, un autre pour les projets marketing, etc.).

Une bonne nomenclature réduit le temps de recherche d’information et facilite l’onboarding des nouveaux collaborateurs sur l’outil.

Mettre en place des dashboards pour les différents niveaux de management

Pour que Notion soit adopté par tous, y compris les directions, créez des tableaux de bord adaptés à chaque niveau :

Dashboard Direction : vue synthétique des projets clés, indicateurs de risque, jalons critiques, liens vers les opportunités clés dans le CRM.
Dashboard Chef de projet CRM : vue détaillée des tâches par phase, points bloquants, arbitrages à demander.
Dashboard Équipe opérationnelle : liste des tâches du sprint, documentation associée, checklists de recette.

Ces dashboards ne sont que des vues différentes d’un même système de données, mais ils conditionnent l’adoption managériale de Notion en gestion de projet.

Optimiser Notion pour la collaboration et la communication projet

Centraliser la documentation projet au même endroit

Un projet CRM génère une quantité importante de documents : cahier des charges, spécifications fonctionnelles, diagrammes de flux, matrices RACI, procès-verbaux de comité de pilotage, guides utilisateurs. Notion peut devenir la “source unique” de cette documentation si :

Chaque projet possède une page principale dédiée, avec une structure de sous-pages standardisée.
Les fichiers (PDF, exports, maquettes) sont déposés ou au moins référencés dans cette page.
Les liens vers les environnements (CRM sandbox, plateformes de test, outils d’ETL) sont regroupés.

Pour un acheteur professionnel, cette centralisation facilite aussi la relation avec les intégrateurs et éditeurs, qui retrouvent toute la matière de travail sans passer par des envois de mails successifs.

Utiliser les commentaires pour réduire les échanges d’e-mails

Les échanges autour des projets CRM sont souvent éparpillés entre e-mails, messageries instantanées, outils de ticketing. Notion permet de recentrer une partie de ces échanges directement là où se trouve l’information :

Commentaires sur une tâche spécifique (par exemple, “valider la nouvelle structure de champ ‘Type de client’ dans le CRM”).
Commentaires sur un paragraphe de spécification fonctionnelle, pour demander une précision.
Mentions directes (@nom) pour solliciter une validation d’un directeur ou d’un expert métier.

Cette pratique réduit le risque de malentendus et de décisions “perdues” dans des fils d’e-mails, tout en conservant l’historique dans le contexte du projet.

Partager des vues Notion spécifiques avec des partenaires externes

Dans beaucoup de projets CRM, des acteurs externes interviennent : intégrateurs, consultants, agences marketing, éditeurs. Notion permet de partager uniquement certaines pages ou certaines vues, avec des droits restreints :

Vue “Backlog priorisé” accessible à l’intégrateur, sans lui donner accès aux autres projets internes.
Vue “Calendrier de déploiement” partagée avec les filiales, sans exposer le détail de toutes les tâches.
Page “Guide utilisateur CRM” accessible à l’ensemble des équipes commerciales, même sans compte Notion complet, via un lien de partage consultatif.

Ce partage granulaire est particulièrement utile pour les organisations qui gèrent plusieurs prestataires sur un même programme CRM et veulent garder le pilotage centralisé.

Capitaliser l’expérience sous forme de playbooks

Une fois quelques projets menés avec Notion, capitalisez sous forme de playbooks structurés :

Playbook “Déploiement CRM dans une nouvelle filiale”.
Playbook “Intégration CRM – outil de marketing automation”.
Playbook “Optimisation pipeline commercial et reporting”.

Chaque playbook peut inclure :

Les étapes types, avec estimation de durée.
Les risques fréquents et les parades.
Les modèles de documents Notion à utiliser (checklists, templates de projet, modèles de compte-rendu).

Ces playbooks, stockés dans Notion, deviennent un actif stratégique pour votre programme CRM, surtout dans les grandes organisations ou les groupes multi-pays.

Approfondir l’usage de Notion pour la gestion de projet

Tester des configurations avancées adaptées à votre stack CRM

Selon votre CRM (Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics, Pipedrive, etc.), certains usages avancés sont particulièrement pertinents :

Pour Salesforce : suivre dans Notion les projets de déploiement des nouveaux objets ou des nouvelles automatisations (Flows, Apex, intégrations).
Pour HubSpot : documenter les workflows marketing complexes, les scénarios de nurturing, les mapping de propriétés.
Pour Dynamics : centraliser dans Notion les spécifications cross-modules (Sales, Service, Field Service).

Vous pouvez, par exemple, créer dans Notion une base “Process CRM” qui documente pour chaque processus :

Les écrans et objets CRM impliqués.
Les règles et critères de qualification.
Les impacts sur le reporting et les KPIs.
Les dépendances techniques (intégrations, ETL, data warehouse).

Cet inventaire, relié à vos projets Notion, offre une vision globale de votre écosystème CRM et facilite les arbitrages.

S’appuyer sur des ressources spécialisées pour gagner du temps

Mettre en place une gestion de projet performante avec Notion demande un peu de conception initiale. Plutôt que de partir de zéro, il est utile d’étudier des modèles éprouvés, des retours d’expérience et des structures déjà pensées pour les organisations B2B et les projets CRM. Pour aller plus loin, vous pouvez vous appuyer sur notre guide complet sur la gestion de projet avec Notion, qui détaille des cas d’usage, des exemples de bases de données et des bonnes pratiques spécifiques aux environnements orientés CRM.

En combinant cette approche structurée de Notion avec une vision claire de votre stratégie CRM, vous disposez d’un socle robuste pour piloter vos projets, aligner les équipes et sécuriser vos investissements dans les solutions de gestion de la relation client.