Conseils pratiques pour sellsy

Sellsy s’est imposé comme l’une des solutions CRM et de facturation les plus visibles sur le marché français, notamment auprès des PME et des équipes commerciales en croissance. Pourtant, beaucoup d’entreprises n’exploitent qu’une fraction de son potentiel. Pour des acheteurs B2B exigeants, la vraie question n’est pas “faut-il adopter Sellsy ?”, mais “comment l’utiliser de manière vraiment performante dans un environnement professionnel structuré ?”.

Ce guide propose des conseils pratiques, concrets et directement actionnables pour tirer le maximum de Sellsy dans un contexte B2B : paramétrage CRM, organisation des données, optimisation du pipeline commercial, automatisation, suivi de la performance et intégrations.

Préparer la mise en place de Sellsy comme un projet CRM structuré

Clarifier vos objectifs CRM avant toute configuration

Avant même de paramétrer Sellsy, il est indispensable de définir clairement la finalité de l’outil. Un logiciel CRM n’est pas seulement un “carnet d’adresses évolué”, mais un socle opérationnel pour vos processus commerciaux et votre relation client.

Posez-vous trois questions structurantes :

• Objectifs commerciaux : Que souhaitez-vous améliorer en priorité (taux de transformation, panier moyen, durée du cycle de vente, fidélisation, qualité du reporting, prévisions de vente) ?
• Processus existants : Comment vos équipes fonctionnent-elles aujourd’hui (qualification, relances, gestion des opportunités, devis, facturation, support) ? Quels sont les irritants à supprimer ?
• Indicateurs clefs : Quels KPI devront être visibles dans vos tableaux de bord Sellsy (CA par commercial, taux de conversion par étape, churn, délai moyen de paiement, etc.) ?

Plus vos objectifs sont clairs, plus vos choix de configuration (pipelines, champs personnalisés, workflows) seront pertinents et pérennes.

Cartographier vos données clients avant la migration

Un des leviers de succès d’un projet CRM est la qualité des données. Avant la migration vers Sellsy, cartographiez vos sources :

• ERP ou outil de facturation existant
• Fichiers Excel partagés ou personnels
• Outils marketing (newsletter, marketing automation)
• Outils de support (ticketing, helpdesk)

Identifiez les informations critiques à conserver : coordonnées, historique des échanges, statut client/prospect, chiffre d’affaires, interlocuteurs clés, secteur d’activité, taille d’entreprise, technologies utilisées, etc. Pensez également aux données utiles pour vos segmentations futures (type de compte, potentiel, origine du lead, produits d’intérêt).

Construire un plan de gouvernance des données

Sellsy est très souple, mais sans règles de gouvernance, vos données peuvent rapidement devenir incohérentes. Définissez dès le départ :

• Qui crée un nouveau compte (commercial, SDR, marketing) ?
• Qui valide la qualification des leads ?
• Qui met à jour les informations stratégiques (CA, segment, rating) ?
• Quels champs sont obligatoires lors de la création d’un contact ou d’une opportunité ?
• Quels formats adopter (téléphone, SIRET, nom de société, pays, devise) ?

Ces règles doivent être documentées et intégrées à votre processus d’onboarding des nouveaux utilisateurs Sellsy.

Paramétrer Sellsy pour coller à vos processus commerciaux B2B

Structurer vos pipelines d’opportunités

La structure de votre pipeline dans Sellsy doit refléter la réalité de vos cycles de vente B2B. Évitez de reprendre les étapes “par défaut” sans réflexion. Travaillez plutôt à partir de votre processus réel :

• Étapes amont : lead brut, lead qualifié, rendez-vous planifié
• Étapes de découverte : diagnostic, recueil du besoin, qualification budget/décideurs
• Étapes d’offre : proposition envoyée, négociation en cours, validation interne
• Étapes finales : gagné, perdu (avec motifs), stand-by

Dans Sellsy, définissez des conditions claires de passage d’une étape à l’autre (par exemple : rendez-vous réalisé, devis envoyé, validation budgétaire obtenue). Ces règles assurent la cohérence des données, et rendent vos prévisions de ventes plus fiables.

Utiliser les champs personnalisés de manière stratégique

Sellsy permet d’ajouter de nombreux champs personnalisés (sur les contacts, les entreprises, les opportunités). Pour un usage professionnel, évitez de multiplier les champs inutiles et concentrez-vous sur ceux qui soutiennent vos décisions business :

• Segmentation : secteur d’activité, taille d’entreprise, type de compte (stratégique, standard, petit compte), potentiel estimé
• Critères de qualification : budget, échéance projet, niveau d’urgence, solution actuelle
• Critères de scoring : origine du lead, engagement (webinar, téléchargement de contenu), note de fit
• Informations contractuelles : date de renouvellement, durée d’engagement, mode de facturation

Formalisez ces champs dans une “référence CRM” interne : définition du champ, valeurs possibles, qui le renseigne, et à quel moment du cycle commercial.

Standardiser les modèles d’e-mails, devis et documents

Sellsy intègre des fonctions avancées de gestion des devis, factures et e-mails. Pour un usage professionnel, capitalisez sur ces fonctionnalités :

• Créez des modèles d’e-mails structurés pour les relances, les propositions commerciales, les suivis post-rendez-vous.
• Mettez en place des modèles de devis harmonisés (mentions légales, conditions générales, options standard, remise maximale autorisée).
• Définissez des règles de nommage pour vos documents afin de faciliter les recherches et les audits internes.

Plus vos modèles sont soignés et cohérents, plus vos commerciaux gagnent du temps et renvoient une image professionnelle homogène.

Exploiter Sellsy au quotidien : bonnes pratiques pour les équipes commerciales

Instaurer une discipline de mise à jour des données

Le succès d’un CRM ne tient pas seulement à ses fonctionnalités, mais à la rigueur d’utilisation par les équipes. Avec Sellsy, certaines habitudes sont à installer dès le départ :

• Enregistrer systématiquement les appels, e-mails importants et rendez-vous dans la fiche client.
• Mettre à jour l’étape du pipeline immédiatement après un échange significatif.
• Taguer correctement les contacts et les comptes pour permettre les segmentations futures.
• Fermer les opportunités perdues avec un motif détaillé (prix, concurrence, absence de budget, perte de priorité).

Cette discipline est indispensable pour bénéficier de tableaux de bord fiables et d’une vision pipeline exploitable en comité commercial.

Optimiser l’agenda et les relances avec Sellsy

Sellsy peut devenir le centre de gravité de l’organisation quotidienne des commerciaux :

• Planifier les rendez-vous clients directement depuis les fiches comptes.
• Programmer des tâches de relance liées à une opportunité (appel, e-mail, envoi de doc, relance de devis).
• Utiliser les vues filtrées pour afficher les relances à faire du jour, de la semaine ou sur un segment donné.
• Prioriser les actions sur les opportunités à fort potentiel ou en fin de cycle.

En centralisant agenda, tâches et opportunités, Sellsy réduit la dispersion entre outils et améliore la productivité terrain.

Aligner marketing et ventes autour des données Sellsy

Dans un contexte B2B, Sellsy ne doit pas être un outil isolé des initiatives marketing. Au contraire, il peut devenir le référentiel unique des leads et contacts, à condition de :

• Documenter l’origine des leads (webinar, salon, formulaire site, campagne LinkedIn, phoning, recommandation).
• Mettre en place un processus de qualification clair entre marketing (MQL) et ventes (SQL).
• Utiliser des listes segmentées pour les campagnes d’e-mailing ciblées, directement basées sur les critères CRM.
• Mesurer l’efficacité des campagnes via l’impact sur le pipeline (volume d’opportunités, taux de conversion, CA généré).

Cet alignement favorise une vision commune du funnel et un meilleur ROI sur les investissements marketing.

Piloter la performance commerciale et automatiser avec Sellsy

Construire des tableaux de bord réellement utiles

Les capacités de reporting de Sellsy peuvent fournir une vision détaillée de votre activité, à condition de choisir les bons indicateurs. Pour des acheteurs professionnels, on recommande de structurer les tableaux de bord autour de trois axes :

• Pipeline et prévision :
  • Montant du pipeline par étape
  • Taux de conversion par étape
  • Durée moyenne du cycle de vente
  • Prévision de CA par période
• Performance individuelle et collective :
  • CA signé par commercial
  • Nombre d’opportunités créées et gagnées
  • Activité (appels, rendez-vous, devis émis)
  • Taux de transformation par commercial ou segment
• Clientèle et récurrence :
  • Chiffre d’affaires par segment, secteur, taille d’entreprise
  • Taux de churn ou de renouvellement
  • Marge par produit ou service si l’information est disponible

L’objectif n’est pas de multiplier les rapports, mais de disposer d’un socle de pilotage fiable pour vos revues commerciales et vos arbitrages stratégiques.

Mettre en place des automatisations ciblées

Sellsy propose plusieurs fonctions d’automatisation, mais il est préférable d’avancer progressivement pour éviter de perdre en contrôle. Parmi les scénarios à forte valeur ajoutée :

• Relances automatiques de devis après un certain délai sans réponse, avec personnalisation du message.
• Notifications internes lorsqu’une opportunité dépasse un certain montant ou arrive en phase finale.
• Création automatique de tâches après un événement clé (nouveau lead, nouveau devis, contrat signé).
• Workflows de nurturing simples pour les leads non mûrs (série d’e-mails d’information ou de contenu).

Chaque automatisation doit être testée à petite échelle, documentée, puis ajustée en fonction des retours des équipes et des résultats observés.

Exploiter les intégrations et l’écosystème Sellsy

La valeur d’un CRM B2B repose aussi sur sa capacité à s’intégrer à votre environnement applicatif existant. Sellsy propose un certain nombre de connecteurs et d’API pour :

• Synchroniser les e-mails et calendriers avec vos outils de messagerie (Office 365, Gmail, etc.).
• Relier la facturation à votre comptabilité ou à votre ERP.
• Connecter les formulaires web pour créer automatiquement des leads dans Sellsy.
• Remonter les données de support ou de ticketing si vous utilisez des outils compatibles.

Avant de déployer ces intégrations, réalisez un schéma d’architecture fonctionnelle : quels flux de données, dans quel sens, à quel rythme et sous la responsabilité de qui ? Cela vous évitera les doublons et les incohérences.

Erreurs fréquentes à éviter et bonnes pratiques d’évolution

Considérer Sellsy comme une simple base de contacts

Une erreur fréquente consiste à utiliser Sellsy uniquement pour stocker des coordonnées, sans structuration de pipeline ni activité de reporting. Dans cette configuration, la valeur créée pour l’entreprise reste faible. Pour éviter cet écueil :

• Formalisez un processus de vente clair et alignez la structure du pipeline Sellsy sur ce processus.
• Définissez des objectifs chiffrés directement traçables dans Sellsy (ex. nombre d’opportunités créées, taux de transformation).
• Imposez une revue régulière du pipeline basée sur les données CRM.

Surcharger l’outil avec trop de champs et de tags

À l’inverse, certaines équipes veulent tout suivre et créent une multitude de champs et de tags. Résultat : les commerciaux ne savent plus quoi renseigner, les données deviennent partielles, et le reporting perd en fiabilité.

Adoptez une logique “moins mais mieux” :

• Sélectionnez un socle minimal de champs stratégiques à rendre obligatoires.
• Supprimez régulièrement les champs peu utilisés ou devenus obsolètes.
• Contrôlez la qualité des données via des audits ponctuels (doublons, champs vides, formats incohérents).

Ignorer l’accompagnement et la formation des utilisateurs

Un déploiement Sellsy sans accompagnement conduit souvent à un taux d’adoption faible. Pour une organisation B2B structurée, prévoyez :

• Une phase pilote avec un groupe restreint d’utilisateurs pour ajuster la configuration.
• Des sessions de formation ciblées par profil (commerciaux, managers, administrateurs).
• Des supports de référence internes (guides d’utilisation, vidéos courtes, FAQ).
• Un référent CRM identifié dans l’entreprise, en lien avec l’éditeur ou l’intégrateur.

Ne pas faire évoluer Sellsy avec votre organisation

Vos processus commerciaux, offres et équipes évoluent ; votre configuration Sellsy doit suivre ces évolutions. Réservez du temps pour :

• Revoir chaque année vos pipelines, champs, modèles et rapports.
• Adapter vos règles de qualification et vos scores de leads.
• Tester de nouvelles automatisations ou intégrations lorsque votre maturité CRM progresse.

Ce travail d’optimisation continue garantit que Sellsy reste un levier stratégique plutôt qu’un simple outil parmi d’autres.

Approfondir l’analyse avant décision ou reconfiguration

Pour les acheteurs et responsables CRM souhaitant aller plus loin, il peut être utile de confronter ces bonnes pratiques à une analyse détaillée des capacités fonctionnelles, des limites et des cas d’usage réels de la solution. Vous pouvez vous appuyer sur des ressources spécialisées comme
notre dossier complet dédié à la solution Sellsy et à son positionnement parmi les principaux CRM du marché afin de challenger votre cahier des charges, vos scénarios d’usage et vos choix de configuration.