CRM Sellsy : 7 scénarios d’utilisation concrets pour aligner marketing, ventes et facturation

Aligner marketing, ventes et facturation n’est plus un luxe pour les PME et ETI : c’est une condition de survie dans un environnement où chaque lead, chaque opportunité et chaque euro facturé doit être tracé. Un CRM comme Sellsy, pensé dès l’origine pour connecter prospection, suivi commercial et gestion administrative, permet de faire tomber les silos et d’industrialiser vos process. Cet article détaille 7 scénarios d’utilisation concrets pour exploiter pleinement l’écosystème Sellsy et créer un véritable “tunnel” continu, du premier clic jusqu’au paiement.

Pourquoi utiliser un CRM unifié comme Sellsy pour aligner marketing, ventes et facturation

La plupart des entreprises B2B fonctionnent encore avec un empilement d’outils : un outil d’emailing pour le marketing, des fichiers Excel pour les commerciaux, un logiciel de facturation à part pour l’administratif. Résultat : informations perdues, reporting approximatif, ressaisies chronophages et friction interne.

Un CRM unifié comme Sellsy répond précisément à ces irritants grâce à :

• Une base de données unique clients et prospects, partagée par le marketing, les ventes et l’administration.
• Un suivi du cycle de vie complet : du formulaire de contact au règlement de la facture.
• Des automatisations paramétrables pour gagner du temps et sécuriser les process (relances, tâches, notifications).
• Un pilotage par les chiffres grâce à des tableaux de bord consolidés.

Pour une vision plus globale de la solution, ses positionnements et ses modules clés, vous pouvez consulter notre dossier complet dédié à la solution CRM Sellsy, qui détaille l’écosystème et les cas d’usage par type d’entreprise.

Dans ce qui suit, nous entrons dans le concret avec 7 scénarios d’utilisation qui illustrent comment aligner opérationnellement vos équipes marketing, commerciales et administratives autour de Sellsy.

Scénarios 1 à 3 : aligner marketing et forces de vente

Scénario 1 : centraliser les leads marketing et automatiser la qualification

Le premier enjeu d’alignement se joue dès la génération de leads. Trop souvent, les demandes entrantes se dispersent entre boîtes mail, formulaires non connectés ou événements non tracés.

Avec Sellsy, l’objectif est simple : faire remonter tous les leads au même endroit et structurer la qualification dès l’entrée dans le système.

• Connexion des formulaires web : les formulaires de contact, de demande de démo ou de téléchargement de livre blanc créent automatiquement une fiche contact ou une fiche société dans le CRM.
• Origine marketing renseignée : canal (SEO, SEA, salon, social media), campagne, source exacte. Cette donnée suivra le lead jusqu’à la conversion en client.
• Qualification automatisée grâce à des champs obligatoires : taille d’entreprise, secteur, intérêt principal, urgence du besoin, budget estimé.
• Règles d’assignation : en fonction de critères (secteur, zone géographique, taille de compte), Sellsy attribue automatiquement le lead au bon commercial.

Contrairement à une simple boîte mail partagée, ce scénario permet :

• de ne perdre aucun lead (chaque entrée crée un enregistrement),
• de réduire le temps de prise en charge (lead routing automatisé),
• d’alimenter le marketing en données sur les canaux qui performent réellement.

Scénario 2 : orchestrer des campagnes de nurturing directement dans le CRM

Une part importante des leads n’est pas mûre pour discuter avec un commercial. L’alignement marketing/ventes suppose donc un processus de nurturing construit, pour faire progresser ces contacts dans le tunnel jusqu’au moment opportun.

Dans Sellsy, ce scénario se déploie à travers :

• La segmentation des contacts selon leur niveau de maturité : nouveaux leads, leads marketing qualifiés (MQL), leads sales qualifiés (SQL), opportunités en cours, etc.
• Des listes dynamiques basées sur des critères comportementaux (ouverture de mails, clics sur des offres, visites du site) et sur les données CRM (fonction, secteur, taille).
• Des workflows d’emailing automatisés : séquences de mails qui s’enchaînent en fonction des actions du prospect (téléchargement d’un contenu, non-ouverture, demande d’information).
• Des notifications internes : lorsqu’un prospect atteint un score ou un niveau d’engagement déterminé, Sellsy crée automatiquement une tâche pour le commercial ou lui attribue une opportunité.

Ce mode opératoire garantit que :

• le marketing alimente en continu le pipeline commercial en prospects mieux éduqués,
• les commerciaux ne sont sollicités que lorsque la probabilité de conversion est significative,
• le passage de relais entre marketing et ventes est tracé et mesurable (taux de transformation MQL > SQL, SQL > opportunités, etc.).

Scénario 3 : structurer le pipeline de ventes et partager une vision commune

Un pipeline de ventes clair est au cœur de l’alignement entre marketing et équipes commerciales. Sans une vue partagée sur les opportunités, les taux de transformation et les cycles de vente, il est impossible de piloter les efforts marketing en cohérence avec les objectifs de chiffre d’affaires.

Avec Sellsy, le pipeline devient la colonne vertébrale commune :

• Définition de phases de vente standardisées : qualification, prise de rendez-vous, découverte, proposition, négociation, closing. Chaque phase correspond à un statut et à une probabilité de signature.
• Création automatique d’opportunités à partir de certains événements marketing (par exemple un formulaire “Demande de devis”).
• Historisation des interactions : mails, appels, rendez-vous, notes, documents envoyés. Toute l’équipe voit le contexte complet d’une opportunité.
• Indicateurs partagés : taux de conversion par phase, chiffre d’affaires prévisionnel, cycle moyen de vente, contribution de chaque campagne marketing au pipeline.

Ce scénario permet au marketing de comprendre :

• quels types de leads se convertissent le mieux,
• quelles campagnes génèrent des opportunités de forte valeur,
• où les leads “coincent” dans le process de vente.

L’équipe commerciale, de son côté, bénéficie d’un cadre homogène pour gérer ses deals, ce qui facilite la prévision, le coaching et l’onboarding de nouveaux vendeurs.

Scénarios 4 et 5 : connecter ventes et facturation dans Sellsy

Scénario 4 : transformer un devis en facture en un clic et sécuriser la donnée

Le pont entre les équipes commerciales et la facturation est souvent une source de friction : ressaisi des devis dans le logiciel comptable, erreurs de montants, décalage entre conditions négociées et conditions facturées.

Sellsy propose un flux unifié : du devis à la facture sans rupture.

• Création du devis depuis l’opportunité : les informations client, les produits/services, les remises et conditions sont directement récupérés de la fiche d’opportunité.
• Validation et envoi du devis depuis le CRM, avec suivi des ouvertures et relances automatisées.
• Conversion du devis en bon de commande puis en facture en un clic, sans ressaisie.
• Centralisation des documents : toutes les pièces commerciales (devis, BC, factures) sont attachées au même dossier client, accessible à toutes les équipes autorisées.

Les bénéfices pour l’alignement sont multiples :

• réduction drastique des erreurs de facturation,
• visibilité pour le commercial sur l’avancement administratif (facture envoyée, payée, en retard),
• capacité pour le marketing et la direction de relier les ventes réelles aux campagnes qui ont généré les leads.

L’entreprise dispose ainsi d’un fil rouge complet : un lead issu d’une campagne X devient une opportunité, puis un devis, puis une facture ; chaque étape est historisée.

Scénario 5 : gérer les abonnements et la facturation récurrente

Pour les éditeurs SaaS, les agences ou toute entreprise fonctionnant à l’abonnement, l’alignement entre ventes et facturation implique une gestion millimétrée des renouvellements, upgrades, downgrades et résiliations.

Dans Sellsy, ce scénario peut se décliner par :

• Création d’articles récurrents (forfaits mensuels, packs annuels, options) associés aux fiches produits.
• Paramétrage de modèles de facturation récurrente : fréquence, durée, indexation éventuelle, conditions particulières négociées.
• Génération automatique des factures à chaque échéance, avec possibilité d’envoi automatique par email.
• Suivi des encaissements et des retards de paiement, avec alertes internes et relances.

Du point de vue de l’alignement :

• le commercial sait précisément quand se produisent les renouvellements et peut planifier des actions d’upsell ou de cross-sell en amont,
• le marketing peut cibler des campagnes spécifiques vers les clients arrivant en fin d’engagement,
• la direction financière dispose d’une vision consolidée du revenu récurrent (MRR, ARR, churn) issue du CRM, alignée avec l’activité réelle du terrain.

La facturation n’est plus un silo à part, mais une extension naturelle du cycle commercial, pilotée dans le même environnement.

Scénarios 6 et 7 : pilotage, service client et boucle d’amélioration continue

Scénario 6 : consolider le reporting pour toutes les équipes

Sans reporting partagé, chacun optimise son périmètre sans visibilité sur l’impact global. L’un des apports majeurs d’une solution comme Sellsy réside dans sa capacité à fournir une vision cohérente et transverse du business.

Un scénario type de pilotage unifié peut inclure :

• Tableaux de bord marketing : nombre de leads générés par canal, coût d’acquisition, taux de transformation lead > opportunité, attribution par campagne.
• Tableaux de bord commerciaux : pipeline par commercial, taux de conversion par étape, valeur moyenne des deals, durée des cycles, prévision de chiffre d’affaires.
• Tableaux de bord financiers : facturation générée, factures en retard, revenus récurrents, marge par client ou par segment.
• Indicateurs transverses : du coût marketing par lead jusqu’au chiffre d’affaires encaissé, en passant par les taux de signature par canal.

Grâce à cet alignement des données, l’entreprise peut :

• ajuster en continu ses investissements marketing en fonction des revenus réellement générés,
• identifier les segments de clients les plus rentables et orienter l’effort commercial,
• détecter les goulets d’étranglement dans le process (par exemple un taux de rejet élevé sur une étape de validation interne ou une phase de négociation).

Le reporting n’est plus un exercice mensuel fastidieux, mais un outil quotidien d’alignement entre équipes.

Scénario 7 : intégrer le service client pour boucler la boucle

Aligner marketing, ventes et facturation sans intégrer le service client revient à ignorer un maillon essentiel du parcours. Les interactions post-vente influencent directement la satisfaction, la fidélité et les ventes additionnelles.

Dans Sellsy, on peut aller plus loin en intégrant la dimension support dans le même environnement :

• Création de tickets ou de demandes rattachés à la fiche client, visibles par les commerciaux.
• Historisation complète de la relation : ventes, factures, réclamations, incidents, retours d’expérience.
• Segmentations basées sur la satisfaction ou le niveau de service (clients VIP, clients à risque, comptes en expansion).
• Campagnes ciblées vers des clients satisfaits pour encourager le parrainage ou les avis, et vers des clients à risque pour déployer des actions de rétention.

Concrètement, ce scénario permet, par exemple :

• à un commercial de préparer un rendez-vous de renouvellement en ayant une vision complète du support mobilisé sur le compte,
• au marketing de créer des campagnes relationnelles adaptées au niveau de satisfaction ou aux produits utilisés,
• à l’équipe facturation de gérer certaines situations sensibles (litiges, gestes commerciaux) en connaissance du contexte.

Le CRM devient ainsi la mémoire globale de la relation client, permettant un discours cohérent et personnalisé quel que soit l’interlocuteur.

Mettre en œuvre Sellsy : bonnes pratiques pour un alignement durable

Définir des objectifs communs dès le départ

Avant même de paramétrer Sellsy, il est crucial de clarifier ce que signifie “alignement” pour votre organisation :

• objectifs de leads qualifiés partagés entre marketing et ventes,
• indicateurs communs de performance (chiffre d’affaires issu de chaque canal, taux de conversion global),
• délais de prise en charge des leads,
• critères de passage d’un statut à l’autre (lead > MQL > SQL > opportunité).

Ces éléments serviront de base pour la configuration des champs, des étapes de pipeline et des workflows dans Sellsy.

Concevoir une data model claire et partagée

Un CRM efficace repose sur une structuration rigoureuse de la donnée :

• définir les champs indispensables pour le marketing (source, campagne, secteur), pour les ventes (budget, timing, décisionnaires) et pour la facturation (conditions tarifaires, modalités de paiement),
• standardiser les listes de valeurs (secteurs, tailles d’entreprise, typologies de produits),
• rédiger des règles de saisie simples et les communiquer à toutes les équipes.

L’objectif est d’éviter les interprétations multiples d’un même champ (par exemple, différentes façons de qualifier un “lead chaud”) et de garantir la qualité du reporting.

Former ensemble marketing, ventes et administration des ventes

La technologie seule ne suffit pas : l’alignement est aussi une question de culture et de pratiques communes. Lors du déploiement de Sellsy :

• organisez des ateliers mixtes réunissant marketing, commerciaux et administratifs pour concevoir les workflows,
• définissez des scénarios concrets d’utilisation (comme ceux décrits plus haut) et formez les équipes sur ces parcours,
• mettez en place des réunions régulières de revue de pipeline et de résultats, en s’appuyant sur les tableaux de bord Sellsy.

En travaillant sur des cas réels (un prospect issu d’une campagne spécifique, une facturation complexe, un client stratégique à renouveler), vos équipes s’approprient plus facilement l’outil et ses bénéfices d’alignement.

Réviser périodiquement les scénarios d’automatisation

Les 7 scénarios présentés ne sont pas figés : ils doivent évoluer en fonction de vos objectifs, de votre maturité digitale et des retours des utilisateurs.

• Mesurez régulièrement les résultats de vos workflows (taux d’ouverture des séquences de nurturing, temps moyen de conversion, réduction des erreurs de facturation).
• Recueillez les retours des équipes : quelles automatisations font gagner le plus de temps ? Quelles étapes restent manuelles et source de friction ?
• Faites évoluer votre configuration Sellsy pour intégrer vos nouveaux process (nouveaux segments de marché, nouvelles offres, nouveaux canaux d’acquisition).

Cette démarche d’amélioration continue ancre le CRM au cœur de votre organisation et renforce durablement l’alignement entre marketing, ventes et facturation.