insightly guide pratique pour optimiser et augmenter vos ventes -

Dans un marché CRM extrêmement concurrentiel, Insightly s’est fait une place spécifique en combinant gestion de la relation client et gestion de projet dans un seul et même logiciel. Pour une PME ou une entreprise en croissance, cette double approche peut être un avantage décisif : moins d’outils à maintenir, une vision plus claire de votre pipeline et une meilleure coordination entre les équipes commerciales, marketing et opérationnelles. Mais avant d’investir, il est essentiel de comprendre si Insightly est réellement adapté à votre organisation, à vos processus et à vos objectifs.

Sur Crm Factory, notre objectif est de vous aider à évaluer les solutions CRM comme Insightly avec un regard d’acheteur professionnel : capacités fonctionnelles, modèle tarifaire, intégrations, limites, mais aussi retour d’expérience terrain. Là où certains éditeurs se concentrent uniquement sur la vente, Insightly va plus loin avec des fonctionnalités avancées de gestion de projet intégrées directement au CRM. Cela peut séduire les structures de services (agences, cabinets de conseil, ESN, bureaux d’études, etc.) qui gèrent beaucoup de projets clients et souhaitent suivre l’intégralité du cycle, du lead au delivery.

Dans cet article, nous allons détailler en profondeur le positionnement d’Insightly, ses principales fonctionnalités, ses tarifs, les scénarios d’usage concrets, mais aussi la manière d’aborder un projet CRM avec cet outil pour maximiser le retour sur investissement. Nous mettrons également Insightly en perspective avec d’autres acteurs comme Bigin, HubSpot ou Pipedrive, afin que vous puissiez vous situer dans le paysage des solutions disponibles. Enfin, vous trouverez des conseils pratiques pour préparer votre cahier des charges, structurer votre déploiement et impliquer vos équipes, afin que le logiciel ne reste pas un simple “outil de plus”, mais devienne réellement le socle de votre gestion commerciale et opérationnelle.

Insightly : positionnement, cas d’usage et types d’entreprises cibles

Insightly est un logiciel CRM en mode SaaS conçu initialement pour les PME, mais qui a progressivement élargi son périmètre pour adresser des entreprises de taille intermédiaire. Sa particularité majeure réside dans sa capacité à intégrer, dans un même environnement, la gestion des contacts, des opportunités, des campagnes marketing et des projets. Là où la plupart des CRM s’arrêtent à la signature du devis, Insightly propose de continuer la chaîne de valeur jusqu’à la livraison, avec des fonctionnalités proches d’un outil de gestion de projet.

En pratique, Insightly est particulièrement intéressant pour des organisations :

qui vendent des prestations de services avec un fort volet projet (agences marketing, cabinets de conseil, sociétés informatiques, intégrateurs, bureaux d’ingénierie) ;
qui souhaitent éviter de multiplier les outils (un CRM pour la vente, un autre pour les projets, un troisième pour le support) ;
qui ont besoin de lier précisément les revenus à des projets, des équipes et des jalons, afin de mieux piloter la rentabilité.

Par rapport à des CRM plus simples comme Bigin, orientés sur une gestion de pipeline épurée, Insightly est plus riche, mais aussi plus complexe. Il offre plus de paramètres, plus de champs, plus de possibilités de personnalisation. Pour une petite structure très peu digitalisée, ce niveau de sophistication peut être surdimensionné. À l’inverse, pour une PME déjà structurée, avec des processus écrits et une volonté de consolider la donnée dans un seul socle, Insightly apporte de la valeur.

Du point de vue métier, on rencontre souvent Insightly dans des contextes où la coordination inter-équipes est critique. Par exemple, une agence digitale peut utiliser Insightly pour suivre le cycle complet d’un client : prospection, qualification du lead, devis, signature, puis gestion de projet (planning, livrables, temps passés) et satisfaction client. Tout est tracé dans le même outil, ce qui permet au directeur de clientèle d’avoir une vue claire sur l’historique et les performances.

Insightly est aussi pertinent pour des entreprises qui travaillent sur des cycles longs, avec de nombreux interlocuteurs et un besoin de traçabilité fine des interactions. Les fonctionnalités de relation entre les enregistrements (contacts, organisations, opportunités, projets) permettent par exemple de visualiser rapidement tous les projets liés à un grand compte, les opportunités en cours, les tickets de support, etc. Cela en fait un outil adapté pour des directions commerciales qui souhaitent aller au-delà d’un simple suivi d’affaires et structurer un véritable capital relationnel.

En résumé, Insightly est particulièrement pour des structures qui ont franchi un premier palier de maturité CRM ou qui souhaitent profiter d’un projet de changement d’outil pour harmoniser à la fois la gestion commerciale et la gestion opérationnelle. La question n’est pas seulement “le logiciel est-il complet ?”, mais “est-ce que vous êtes prêts à exploiter cette profondeur fonctionnelle avec vos équipes et vos processus actuels ?”.

Fonctionnalités clés d’Insightly pour la gestion de la relation client et des projets

Pour évaluer Insightly, il est nécessaire d’entrer dans le détail des fonctionnalités afin de vérifier si elles correspondent à votre usage. Le cœur du logiciel repose sur plusieurs briques : gestion des contacts et organisations, pipeline d’opportunités, automatisation, gestion de projet et reporting. Chacune de ces briques peut être personnalisée, ce qui permet d’aligner l’outil sur votre modèle de vente et de delivery.

Sur la gestion de la relation client, Insightly propose :

Une base de données centralisée pour les contacts et organisations, avec la possibilité de créer des champs personnalisés, des segments et des vues filtrées. Vous pouvez par exemple suivre dans la même fiche les infos commerciales (CA, origine du lead) et les infos projet (type de prestation, technologies utilisées).
Un pipeline d’opportunités configurable, avec des étapes que vous définissez (prospection, qualification, proposition, négociation, etc.). Chaque opportunité peut être liée à des activités (emails, appels, rendez-vous) et à des documents (devis, contrats).
Une intégration Email (Gmail, Outlook) permettant de journaliser automatiquement les échanges dans les fiches CRM, ce qui facilite la traçabilité sans alourdir le travail des commerciaux.

L’un des points forts d’Insightly est la partie gestion de projet intégrée, qui va au-delà de ce que proposent beaucoup de CRM de même gamme :

Vous pouvez créer un projet directement depuis une opportunité gagnée, en héritant d’une partie des informations (client, budget, dates, etc.). Cela fluidifie la transition entre vente et production.
Chaque projet peut être structuré en tâches et jalons, assignés à des membres de l’équipe avec des dates d’échéance, des dépendances et des alertes. Pour un responsable opérationnel, cela permet de suivre l’avancement en temps réel.
Les relations entre projets, contacts et organisations sont visibles dans l’interface, ce qui facilite les analyses ultérieures (par exemple : quels projets sont en cours chez tel client, avec quels interlocuteurs ?).

Insightly propose également des fonctionnalités d’automatisation (workflows) qui sont déterminantes dans une perspective de productivité :

Création automatique de tâches ou de projets quand une opportunité passe une certaine étape.
Envoi d’emails automatiques pour la relance des devis ou l’onboarding client.
Mises à jour en cascade de champs (par exemple, passer le statut d’un client en “Actif” dès la première facture payée si vous reliez Insightly à votre outil de facturation via une intégration ou une API).

Pour la partie analytique, Insightly offre des tableaux de bord personnalisables, permettant aux managers de suivre la performance commerciale, la charge projet et la qualité de la relation client dans un même environnement. Par exemple, vous pouvez construire un rapport qui croise le volume d’opportunités gagnées par secteur, avec le nombre de projets livrés et la marge moyenne. C’est un point clé pour les directions qui veulent piloter l’entreprise avec des indicateurs consolidés.

Comparé à un CRM plus simple comme Bigin, qui met surtout l’accent sur le pipeline, Insightly adopte une vision plus globale, au prix parfois d’une interface plus dense et d’une courbe d’apprentissage un peu plus longue. L’essentiel est de définir clairement, en amont de votre projet, quelles fonctionnalités vous utiliserez réellement. Pour certains, la gestion de projet intégrée sera centrale ; pour d’autres, la priorité restera la gestion fine du cycle de vente avec une forte automatisation marketing et des intégrations avancées, et il faudra vérifier que l’écosystème Insightly répond à ces attentes.

Tarifs, déploiement et intégration : comment dimensionner Insightly pour votre organisation

Le modèle tarifaire d’Insightly est structuré en plusieurs plans, généralement par utilisateur et par mois, en fonction du niveau de fonctionnalités. Même si les montants précis peuvent évoluer, la logique reste la même : une offre de base orientée CRM, une offre intermédiaire avec des capacités d’automatisation et de gestion de projet plus avancées, puis des offres plus complètes pour des besoins de reporting et de personnalisation poussés.

Pour un acheteur professionnel, la question clé n’est pas seulement “combien ça coûte par utilisateur ?”, mais “quels modules sont réellement nécessaires pour notre usage ?”. Par exemple :

Une petite équipe commerciale qui souhaite simplement structurer ses contacts et son pipeline peut démarrer sur un plan plus accessible, quitte à monter en gamme ensuite.
Une société de services qui compte utiliser fortement la partie projet, les workflows et les intégrations aura tout intérêt à considérer un plan plus complet dès le départ, afin d’éviter des limitations fonctionnelles qui pourraient freiner l’adoption.

Dans une démarche professionnelle, il est utile de comparer Insightly à des solutions concurrentes sur le rapport fonctionnalités / prix. Certains acteurs comme Bigin se positionnent sur un coût plus faible avec un périmètre fonctionnel réduit (pipeline, contacts, activités), ce qui peut être très adapté si votre priorité est un usage simple pour quelques commerciaux. À l’inverse, Insightly cherche plutôt à se placer comme un pivot central de votre système d’information commercial et projet, ce qui justifie un prix par licence plus élevé mais potentiellement des économies globales si vous remplacez plusieurs outils existants.

Sur le volet intégration, Insightly propose des connecteurs pour des applications courantes : outils d’emailing, suites collaboratives (Google Workspace, Microsoft 365), solutions de comptabilité ou de facturation, et bien sûr des intégrations via Zapier ou via API pour les systèmes plus spécifiques. Dans une architecture SI d’entreprise, vérifiez systématiquement :

Si Insightly dispose d’un connecteur natif pour vos outils critiques (ERP, comptabilité, marketing automation).
Si les échanges de données peuvent se faire en temps réel (webhooks, API) ou uniquement par synchronisation périodique.
Quels sont les coûts éventuels liés à ces intégrations (développement, middleware, licences supplémentaires).

Le déploiement d’Insightly doit être abordé comme un projet à part entière. Même si le logiciel est en mode SaaS et accessible rapidement, un simple “onboarding technique” ne suffit pas pour obtenir un réel retour sur investissement. Il faut prévoir :

Un cadrage fonctionnel : cartographie de vos processus de vente et de gestion de projet, définition des rôles utilisateurs, des droits d’accès, des champs indispensables.
Une phase de paramétrage : configuration des pipelines, des types de projets, des modèles d’emails, des automatisations.
La reprise de données : nettoyage de vos fichiers Excel ou de votre ancien CRM, plan de migration, tests de cohérence.
Une stratégie de formation et d’accompagnement : sessions de formation par profil (commerciaux, chefs de projet, direction), documentation interne, référents métier.

Enfin, n’oubliez pas le coût caché le plus important : le temps humain. Un projet CRM bien mené doit mobiliser une équipe projet transverse (IT, commerce, marketing, opérations) qui investit plusieurs semaines dans la définition, les tests et l’ajustement du logiciel. Insightly est suffisamment flexible pour s’adapter à vos processus, mais cette flexibilité nécessite un travail d’architecture interne. Anticiper cet investissement dès le départ vous évitera des déceptions et des avis mitigés liés non pas au logiciel lui-même, mais à un manque de préparation.

Expérience utilisateur, support et accessibilité : ce qu’il faut savoir avant de choisir Insightly

Au-delà des fonctionnalités et du prix, l’adoption réelle d’un CRM dépend fortement de l’expérience utilisateur quotidienne. Sur ce point, les avis sur Insightly sont globalement positifs pour des équipes déjà familières avec les outils SaaS, mais plus nuancés lorsqu’il s’agit de profils moins technophiles. L’interface est relativement moderne et structurée, mais la densité d’informations et de menus peut impressionner au départ.

Pour améliorer l’adhésion des utilisateurs, quelques bonnes pratiques s’imposent :

Limiter au maximum le nombre de champs obligatoires dans les premières phases de déploiement. Ajouter trop de champs “au cas où” alourdit la saisie et décourage les commerciaux.
Personnaliser les vues et les listes pour chaque profil : un commercial a besoin d’une vue simple des opportunités et de ses activités à venir, un chef de projet préférera un tableau des tâches et jalons par projet.
Mettre en place des tableaux de bord ciblés, avec peu d’indicateurs mais bien choisis, afin que chacun voit rapidement la valeur apportée par le logiciel.

En termes d’accessibilité, Insightly est une solution 100 % cloud, accessible via un navigateur moderne et des applications mobiles. Pour des équipes terrain (commerciaux en déplacement, chefs de projet sur site), la mobilité est un point important. Il est essentiel de tester la qualité de l’application mobile dans votre contexte d’usage : saisie de comptes-rendus de visite, mise à jour du statut des opportunités, consultation des informations clés clients avant un rendez-vous. Un test de quelques jours avec des utilisateurs pilotes vous donnera un avis pragmatique sur l’ergonomie et la rapidité.

Le support et le service client sont des éléments cruciaux dans l’évaluation d’un CRM. Insightly propose généralement plusieurs niveaux de support (base de connaissances, support email, parfois chat ou téléphone selon le plan). Pour un projet structurant, il peut être pertinent de :

Vérifier les SLA (délais de réponse, plages horaires de disponibilité du support).
Identifier s’il existe un réseau de partenaires ou intégrateurs capables de vous accompagner localement dans votre langue.
Tester la réactivité du support dès la phase d’essai, en posant quelques questions concrètes sur votre cas d’usage.

Les avis clients sur Insightly mettent souvent en avant la richesse fonctionnelle, mais aussi parfois une courbe d’apprentissage non négligeable. Les utilisateurs apprécient le fait de pouvoir centraliser la relation client et la gestion de projet, mais certains regrettent que certaines fonctionnalités avancées requièrent du temps pour être maîtrisées. Cette ambivalence est fréquente sur des logiciels puissants : plus ils sont capables de s’adapter à des cas complexes, plus l’effort initial de prise en main est important.

Pour limiter les risques, une bonne approche consiste à déployer Insightly par étapes : commencer par un périmètre réduit (prospection et suivi des opportunités, par exemple), puis ajouter progressivement les projets, les automatisations, les intégrations. Cette stratégie permet aux équipes de s’approprier l’outil sans se sentir submergées. Elle vous donne également l’opportunité d’ajuster les paramétrages au fur et à mesure, en fonction des retours du terrain, plutôt que de figer un modèle théorique qui ne serait pas aligné avec la réalité de votre activité.

En résumé, l’accessibilité technique n’est pas un problème (SaaS, navigateur, mobile), mais l’accessibilité fonctionnelle dépendra largement de la qualité de votre accompagnement interne, de la clarté de votre gouvernance CRM et de la capacité de votre organisation à investir dans la formation et l’amélioration continue.

Insightly vs alternatives (Bigin, HubSpot, Pipedrive…) : dans quels cas le logiciel est le plus pertinent ?

Pour prendre une décision éclairée, il est essentiel de positionner Insightly par rapport à d’autres CRM du marché. Les options ne manquent pas : Bigin by Zoho, HubSpot CRM, Pipedrive, Monday Sales CRM, etc. Chacun de ces outils a ses forces et ses faiblesses, et votre choix doit se faire en fonction de vos priorités plutôt que sur la seule notoriété de l’éditeur.

Comparé à Bigin, Insightly est plus complet, mais moins minimaliste. Bigin se distingue par une grande simplicité d’usage : pipeline visuel, fiches contacts épurées, automatisations basiques. C’est une solution idéale pour une petite équipe qui veut sortir d’Excel sans se lancer dans un projet complexe. Insightly, lui, prend tout son sens quand vous souhaitez intégrer la gestion de projet à votre CRM, suivre des workflows complexes et disposer d’une base plus structurée pour la croissance. Si vous cherchez un premier CRM simple et économique, Bigin peut être un bon point de départ. Si vous êtes déjà à l’étroit dans ce type d’outil, Insightly offre une marche suivante crédible.

Face à HubSpot, le positionnement est différent. HubSpot se présente comme une plateforme tout-en-un pour le marketing, les ventes et le service client, avec une forte dimension marketing automation et contenu (blog, SEO, emailings, workflows avancés). Insightly, lui, met plus l’accent sur la gestion opérationnelle et projet. Si votre priorité est le lead generation, le nurturing et la production de contenu, HubSpot aura souvent l’avantage. Si votre priorité est de mieux suivre l’exécution des projets, la rentabilité et les workflows post-vente, Insightly sera mieux aligné.

Pipedrive est un autre acteur important, très apprécié pour son ergonomie et sa focalisation sur le pipeline commercial. Comme Bigin, Pipedrive est pensé d’abord pour les forces de vente, avec une interface fluide pour la mise à jour des opportunités et des activités. Cependant, il n’intègre pas de gestion de projet aussi poussée qu’Insightly. Les entreprises qui se reconnaissent dans un modèle “vente simple, livraison standardisée” peuvent préférer Pipedrive. Celles dont le cœur de métier est la gestion de projet sur mesure, avec un besoin de lier précisément chaque affaire à un projet, trouveront dans Insightly un allié plus adapté.

Dans votre analyse, posez-vous quelques questions structurantes :

Votre modèle économique repose-t-il davantage sur le volume de leads et de deals, ou sur la qualité et la rentabilité de projets complexes ?
Souhaitez-vous centraliser marketing, ventes, service client et projet dans un seul environnement, ou préférez-vous un “best of breed” avec plusieurs outils spécialisés ?
Votre organisation est-elle prête à investir dans un projet CRM plus poussé (paramétrage, formation, intégration), ou recherchez-vous avant tout un déploiement rapide avec un minimum d’efforts ?

Les avis que nous recueillons fréquemment montrent que les utilisateurs d’Insightly sont souvent des structures qui ont déjà expérimenté un CRM plus simple et qui avaient besoin d’aller plus loin. À l’inverse, des entreprises qui déploient directement Insightly sans avoir clarifié leurs processus ressentent parfois une sensation de “gros outil” difficile à apprivoiser. Cela ne signifie pas que le logiciel n’est pas bon, mais qu’il doit être mis en regard de votre maturité organisationnelle.

Une bonne pratique consiste à établir une grille de comparaison sur une trentaine de critères (fonctionnalités commerciales, gestion de projet, marketing, intégrations, ergonomie, support, sécurité, reporting) et à noter chaque solution. Cette grille vous permettra de voir clairement où Insightly se distingue et où il est éventuellement moins fort. Ne vous limitez pas à une démonstration commerciale : organisez de vrais tests en conditions réelles avec vos équipes, sur un échantillon de clients et de projets, et recueillez les avis des utilisateurs après quelques semaines.

Recommandations stratégiques : comment réussir un projet CRM avec Insightly

Choisir Insightly comme CRM ne garantit pas en soi le succès de votre projet. Ce qui fera la différence, ce seront les choix organisationnels, la préparation et la gouvernance autour du logiciel. Pour transformer Insightly en véritable levier de performance, plusieurs axes sont à travailler dès le départ.

Le premier pilier est la définition claire de vos objectifs. Évitez les formules vagues du type “mieux suivre nos clients”. Formulez des objectifs mesurables, par exemple :

Augmenter le taux de transformation des opportunités de X % à Y % en 12 mois.
Réduire le temps moyen de signature d’un projet de 20 %.
Gagner une visibilité complète sur l’avancement de tous les projets clients, avec un reporting hebdomadaire standardisé.

Ces objectifs guideront vos choix de paramétrage dans Insightly : quels pipelines créer, quels champs suivre, quelles automatisations implémenter, quels tableaux de bord construire.

Deuxième pilier : la conception de votre modèle de données. Insightly est flexible, mais cette flexibilité doit être maîtrisée. Avant de créer des dizaines de champs, prenez le temps de cartographier les informations réellement utiles pour vos décisions de gestion. Par exemple, dans la fiche “projet”, quels sont les 10 champs qui feront vraiment la différence pour analyser la rentabilité, la satisfaction client, les risques ? Chaque champ supplémentaire doit avoir une raison d’être opérationnelle (reporting, pilotage, automatisation). Cela évite l’effet “usine à gaz” qui dégrade l’expérience utilisateur.

Troisième pilier : l’implication des métiers. Un projet CRM ne peut pas être piloté uniquement par la DSI ou uniquement par la direction commerciale. Avec Insightly, qui couvre aussi la gestion de projet, il est encore plus important d’impliquer les chefs de projet, les responsables opérationnels, parfois le service client. Organisez des ateliers de co-construction pour définir ensemble :

Les étapes clés du cycle de vente et de projet.
Les responsabilités à chaque étape (qui fait quoi, dans quel délai).
Les informations minimales à saisir pour garantir un suivi de qualité.

Quatrième pilier : la conduite du changement. Même si le logiciel est bien paramétré, vos utilisateurs doivent comprendre en quoi Insightly va les aider dans leur quotidien. Au-delà de la formation fonctionnelle, montrez-leur des exemples concrets : un commercial qui gagne du temps grâce aux relances automatiques, un chef de projet qui visualise en un clic les tâches en retard, une direction qui peut enfin comparer la performance des différents types de projets. Plus vos équipes perçoivent la valeur directe pour eux, plus l’adoption sera naturelle.

Enfin, n’oubliez pas que votre projet CRM est un chantier vivant. Les premiers mois serviront à stabiliser le modèle ; ensuite, il faudra entrer dans une logique d’amélioration continue. Planifiez des revues régulières des usages et des avis des utilisateurs, par exemple tous les trimestres, pour :

Supprimer les champs inutilisés.
Optimiser les workflows qui génèrent trop de notifications ou de tâches superflues.
Ajouter des rapports ou des tableaux de bord qui répondent à de nouveaux besoins.

Insightly est un outil robuste pour piloter votre relation client et vos projets, mais c’est à vous de le transformer en avantage compétitif. Une gouvernance claire, des objectifs précis, une conception soignée du modèle de données et une attention constante aux retours du terrain sont les ingrédients qui feront la différence entre un simple “déploiement de logiciel” et un véritable projet de transformation de votre gestion commerciale et opérationnelle.